4 LỢI THẾ KHI CHỌN CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI TẠI TP.HCM, VŨNG TÀU & ĐỒNG NAI

Bạn đang chuẩn bị tổ chức một sự kiện tại TP.HCM, Vũng Tàu, Đồng Nai hay Phú Mỹ nhưng vẫn phân vân nên chọn đơn vị tổ chức sự kiện ở gần hay một agency từ xa? Bên cạnh báo giá và ý tưởng, chi phí vận chuyển, nhân sự và khả năng xử lý phát sinh cũng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả chương trình. Vậy đơn vị địa phương có lợi thế gì? Hãy cùng khám phá 4 lợi thế đáng cân nhắc dưới đây trước khi lựa chọn.

1. Tối ưu chi phí vận chuyển và kho vận thiết bị

Một sự kiện quy mô lớn cần rất nhiều thiết bị cồng kềnh như sân khấu, nhà bạt, bàn ghế, hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, backdrop và các hạng mục trang trí.

Nếu toàn bộ thiết bị phải vận chuyển từ một tỉnh hoặc thành phố khác đến địa điểm tổ chức, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm nhiều khoản ngoài dự toán ban đầu như chi phí xe tải, nhiên liệu, cầu đường, nhân sự vận chuyển và lưu trú.

Có sẵn kho thiết bị giúp rút ngắn quãng đường vận chuyển

Một công ty tổ chức sự kiện trọn gói địa phương có hệ thống kho và thiết bị gần khu vực triển khai sẽ chủ động hơn trong việc điều phối.

Chẳng hạn, với sự kiện tại KCN Phú Mỹ, Vũng Tàu hoặc các khu công nghiệp ở Đồng Nai, thiết bị có thể được tập kết và vận chuyển theo lộ trình phù hợp thay vì phải điều động toàn bộ từ địa phương xa.

Lợi thế này giúp doanh nghiệp:

• Giảm quãng đường vận chuyển thiết bị.
• Hạn chế chi phí xe tải và nhân công logistics.
• Chủ động thời gian giao nhận, lắp đặt và tháo dỡ.
• Dễ dàng bổ sung thiết bị khi chương trình phát sinh nhu cầu.
• Hạn chế các khoản chi phí lưu trú cho đội ngũ thi công.

Với những sự kiện có số lượng thiết bị lớn, việc tối ưu logistics ngay từ đầu có thể tạo ra khoản tiết kiệm đáng kể trong tổng ngân sách.

2. Am hiểu địa hình và điều kiện mặt bằng tại từng khu vực

Một concept sự kiện đẹp trên bản thiết kế chưa chắc đã triển khai hiệu quả nếu không tính đến đặc điểm thực tế của địa điểm.

Mỗi địa điểm cần một phương án thi công khác nhau

Tại Vũng Tàu và các khu vực ven biển, đội ngũ thi công cần lưu ý đến gió, độ ẩm và hơi muối. Trong khi đó, các địa điểm thuộc KCN tại Đồng Nai, Phú Mỹ có thể có những yêu cầu riêng về nền đất, nền bê tông, lối vận chuyển thiết bị hoặc quy định ra vào nhà máy.

Tại TP.HCM, bài toán giao thông và thời gian xe tải được phép lưu thông ở một số khu vực cũng cần được tính toán từ trước.

Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến phương án dựng sân khấu, nhà bạt, hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng và các hạng mục ngoài trời.

Khảo sát mặt bằng giúp hạn chế rủi ro khi thi công

Một agency có kinh nghiệm triển khai tại khu vực sẽ thuận lợi hơn trong việc khảo sát và đưa ra phương án phù hợp với điều kiện thực tế.

Trước ngày diễn ra chương trình, đội ngũ có thể chủ động kiểm tra:

• Diện tích và kết cấu mặt bằng.
• Vị trí lắp đặt sân khấu, nhà bạt và màn hình LED.
• Nguồn điện và phương án cấp điện dự phòng.
• Lối đưa thiết bị vào khu vực tổ chức.
• Khả năng ảnh hưởng của thời tiết.
• Phương án che chắn và thoát nước khi tổ chức ngoài trời.

Đặc biệt với sự kiện ngoài trời, việc chuẩn bị phương án dự phòng từ trước sẽ giúp ban tổ chức hạn chế bị động khi thời tiết thay đổi.

3. Mạng lưới nhân sự bản địa và khả năng xử lý thủ tục

Một chương trình sự kiện không chỉ cần thiết bị mà còn phụ thuộc vào rất nhiều nhân sự như MC, PG/PB, hoạt náo viên, kỹ thuật viên, vũ đoàn, ca sĩ, ban nhạc, mascot hoặc đội múa lân sư rồng.

Nếu agency phải đưa toàn bộ nhân sự từ địa phương khác đến, chi phí xe cộ, ăn uống và lưu trú có thể tăng lên đáng kể.

Chủ động nguồn nhân sự tại TP.HCM, Vũng Tàu và Đồng Nai

Với mạng lưới cộng tác viên và nhân sự tại khu vực, công ty tổ chức sự kiện trọn gói có thể chủ động hơn trong việc bố trí đội ngũ cho từng chương trình.

Tùy quy mô sự kiện, doanh nghiệp có thể yêu cầu cung cấp đồng bộ:

• MC và hoạt náo viên.
• PG/PB đón khách.
• Kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, LED.
• Vũ đoàn, ca sĩ, ban nhạc.
• Mascot và nhân sự hoạt náo.
• Đội múa lân sư rồng.
• Nhân sự hỗ trợ check-in, điều phối khách mời.

Việc sử dụng nguồn nhân sự gần địa điểm tổ chức không chỉ giúp tối ưu logistics mà còn thuận tiện hơn khi cần bổ sung hoặc thay đổi nhân sự vào phút cuối.

Chủ động phối hợp với địa điểm tổ chức

Bên cạnh nhân sự, một đơn vị có kinh nghiệm tại địa phương cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp tìm hiểu các yêu cầu về địa điểm, quy định thi công và thủ tục liên quan.

Đối với sự kiện tại khu công nghiệp, nhà máy hoặc khu đô thị, việc nắm rõ quy trình làm việc với ban quản lý địa điểm sẽ giúp quá trình chuẩn bị thuận lợi hơn.

Tùy tính chất chương trình, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra các yêu cầu pháp lý liên quan đến hoạt động biểu diễn, quảng cáo, sử dụng không gian công cộng, quay chụp hoặc flycam.

4. Phản ứng nhanh khi sự kiện phát sinh sự cố

Trong thực tế, rất khó để một chương trình diễn ra hoàn toàn giống kế hoạch ban đầu.

Có thể phát sinh nhu cầu bổ sung bàn ghế, thay đổi vị trí backdrop, thêm micro, tăng số lượng PG/PB hoặc xử lý một thiết bị gặp vấn đề trong quá trình chương trình diễn ra.

Lúc này, khoảng cách giữa kho thiết bị và địa điểm tổ chức trở thành một yếu tố quan trọng.

Kho và đội ngũ kỹ thuật gần địa điểm giúp xử lý nhanh hơn

Nếu agency có thiết bị, nhân sự và đội kỹ thuật ở gần khu vực triển khai, việc điều phối phương án bổ sung sẽ thuận tiện hơn so với trường hợp phải vận chuyển từ một địa phương xa.

Ví dụ, khi chương trình tại Phú Mỹ cần bổ sung một số hạng mục kỹ thuật, đội ngũ tại khu vực có thể nhanh chóng kiểm tra kho, điều phối phương tiện và đưa phương án đến địa điểm.

Thời gian xử lý thực tế sẽ phụ thuộc vào khoảng cách, tình trạng giao thông, loại thiết bị và mức độ sự cố. Tuy nhiên, việc có nguồn lực tại chỗ rõ ràng giúp giảm thời gian chờ và tăng khả năng ứng phó trong những tình huống phát sinh.

5. Asia Vina – Công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Phú Mỹ, TP.HCM, Vũng Tàu và Đồng Nai

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Asia Vina cung cấp giải pháp trọn gói cho doanh nghiệp tại Phú Mỹ, TP.HCM, Vũng Tàu, Đồng Nai và các khu vực lân cận. Từ lên ý tưởng, khảo sát mặt bằng, thiết kế không gian đến cung cấp thiết bị, nhân sự và thi công, mọi hạng mục đều được phối hợp theo nhu cầu và quy mô của từng chương trình.

Asia Vina đồng hành cùng doanh nghiệp trong nhiều loại hình sự kiện như lễ khởi công, động thổ, khai trương, kick-off, hội nghị khách hàng, tiệc tất niên và sự kiện nội bộ. Với nguồn lực và đội ngũ triển khai tại khu vực, đơn vị có thể chủ động hơn về vận chuyển, thi công và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức.

Nếu doanh nghiệp đang tìm công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Phú Mỹ, TP.HCM, Vũng Tàu hoặc Đồng Nai, hãy liên hệ Asia Vina qua Hotline 0938.709.679 để được tư vấn phương án và khảo sát mặt bằng phù hợp với nhu cầu thực tế.