NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Outsource: Một sự kiện muốn thành công nên có outsource là MC, ca sĩ, diễn viên,…

1. Nhân sự

Nhân sự là yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện bởi nhân sự giống như dòng máu chảy trong cơ thể vậy. Nhân sự có tốt thì sự kiện mới diễn ra suôn sẻ. Hệ thống nhân sự ở đây chính là nội bộ, phòng ban, cộng tác viên, outsource,…

Nội bộ, phòng ban: Khi tổ chức một sự kiện, cần sự phối hợp tốt giữa các bộ phận, phòng ban. Chỉ cần một bộ phận sơ xảy thôi là cũng ảnh hưởng đến cả sự kiện. Nếu các phòng ban “mỗi người một phách” thì sự kiện không thể thành công được.

Cộng tác viên: Một sự kiện tổ chức thường có quy mô khá lớn. Nhân viên các phòng ban không để lo hết tất cả mọi việc được. Vì vậy, mỗi sự kiện cần có sự hỗ trợ rất lớn từ các cộng tác viên trong những công việc nhỏ liên quan như trà nước, bánh kẹo, hướng dẫn khách mời,… Nếu thiếu cộng tác viên hay cộng tác viên không tốt thì sẽ làm sự kiện có nhiều sai sót.

Outsource: Một sự kiện muốn thành công nên có outsource là MC, ca sĩ, diễn viên,…

MC được ví như linh hồn của sự kiện, là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của sự kiện. Để tránh gặp những lỗi không nên xảy ra như MC nhận kịch bản muộn, không kịp đọc bản thảo, trang phục không phù hợp với sự kiện… bạn cần kiểm tra kĩ bản thảo, dặn dò và báo trước với MC về concept của sự kiện, đặc biệt nên có buổi tổng duyệt trước để đảm bảo không có sai sót khi bắt đầu sự kiện.

Người nổi tiếng (ca sĩ, diễn viên,…) giúp cho sự kiện hấp dẫn và thu hút khách hơn. Nhưng bạn cũng có thể gặp phải một số vấn đề đau đầu như: người nổi tiếng đến muộn do lịch trình, không kiểm soát được đám đông,… Để tránh xảy ra các trường hợp này, bạn nên có một nhân sự riêng đảm nhận vị trí quan tâm, chăm sóc talent cũng như kiểm soát và nắm được thời gian khi nào talent xuất hiện, có đến kịp giờ hay không, có gặp vấn đề, trục trặc gì không,…Ngoài ra, khi xảy ra vấn đề, bạn cần bình tĩnh để đưa ra phương án tốt nhất.

MC được ví như linh hồn của sự kiện, là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của sự kiện

2. Kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện, bạn cần nên kế hoạch từ trước. Bạn hãy đưa ra nhiều phương án khác nhau và chọn phương án tối ưu nhất. Bạn cần đưa ra lịch trình cụ thể, sắp xếp vị trí của đội hình nhân viên phục vụ sao cho hợp lý nhất, khách mời ngồi ở đâu, MC nên đứng chỗ nào, các tiết mục văn nghệ diễn ra vào khoảng thời gian nào với đội hình ra sao,… Ngay cả âm thanh, ánh sáng cũng phải thật hoàn hảo từ buổi diễn tập.

Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến thời gian setup sân khấu, treo băng rôn, trang trí sự kiện,… Nếu thuê địa điểm thì bạn cần quan tâm đến thời gian đơn vị cho thuê cho trước để chuẩn bị sự kiện. Thông thường, bạn sẽ có nửa ngày hoặc một ngày để chuẩn bị địa điểm tổ chức nhưng cũng có lúc vì sự kiện diễn ra trước đó nên thời gian chuẩn bị có thể rất ít. Tùy theo khoảng thời gian cho trước, hãy chuẩn bị sẵn sàng các phương án ứng phó.

Hãy đưa ra nhiều phương án khác nhau và chọn phương án tối ưu nhất

3. Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm cũng là một vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bạn phải chọn địa điểm ở vị trí trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc đi lại. Cơ sở vật chất, an ninh ở đó phải đảm bảo. Nhân viên chuyên nghiệp. Dịch vụ tốt. Đặc biệt là phải có chỗ để xe cho khách mời tới tham dự sự kiện.

Bạn cũng cần chú ý tới sức chứa của địa điểm tổ chức. Sức chứa của địa điểm phải cân đối với số khách mời tham dự để tránh trường hợp thừa chỗ hoặc thiếu chỗ.

Ngoài ra, bạn cần chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình thời tiết. Nếu vào ngày trời lạnh hoặc vào mùa mưa thì không nên tổ chức sự kiện ngoài trời. Lúc đó, hãy chọn địa điểm tổ chức là trong phòng có mái che.

Địa điểm cũng là một vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

4. Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Nhiều người khi tổ chức sự kiện đã gặp phải một số vấn đề như ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng; âm thanh không ổn định, tậm tịt, quá nhỏ hoặc chói tai,… khiến sự kiện thất bại. Chính vì thế, khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý tới hệ thống âm thanh và ánh sáng. âm thanh phải trong trẻo, rõ ràng, chất lượng. Còn ánh sáng phải thật chất lượng, rõ nét và hoàn hảo. Hệ thống loa, đèn hiện đại đảm bảo tính thẩm mỹ về cảnh quan. Nếu thuê địa điểm, bạn cần liên hệ trước với đơn vị cho thuê để kiểm tra trước xem tình hình âm thanh, ánh sáng ra sao và có phương án dự phòng phù hợp.

Khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý tới hệ thống âm thanh và ánh sáng

5. Các đơn vị hợp tác hoặc thuê ngoài

Khi tổ chức sự kiện, bạn cũng có thể hợp tác hoặc thuê ngoài một số đơn vị như F&B, thợ ảnh, quay phim,… Vì thế, bạn cần quan tâm tới các đơn vị này để phối hợp sao cho đồng bộ. Bạn nên thống nhất trước với họ về giờ giấc, vị trí, cách thức hoạt động ra sao cho thuận tiện nhất. Cần ký hợp đồng trước với các đơn vị này để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất, tránh tình trạng đến giờ mà chẳng thấy đâu, khi lỗi, hỏng không có ai chịu trách nhiệm.

Nếu thuê địa điểm tổ chức thì bạn cần lưu ý rằng một số nơi như Capella Gallery Hall, Grand Ho Tram Hotel,… có quy định khách hàng không được mang thức ăn vào. Vì thế, bạn có thể ghi chú vào thiệp mời hoặc nhắc với khách mời trước để họ có thể biết mà làm theo, tránh những rắc rối có thể xảy ra.

6. Chuẩn bị và lường trước những rủi ro

Một sự kiện dù hoàn hảo mấy cũng có thể có rủi ro. Rủi ro đến từ nhiều yếu tố chủ quan và khách quan, rủi ro về điện, rùi ro về thời tiết, rủi ro về giao thông khiến nhân sự đến trễ, rủi ro với hệ thống âm thanh ánh sáng, ..v..v…và mây mây.  Vì thế, bạn cần dành thời gian dự đoán trước những rủi ro có thể gặp phải và đưa ra các phương án dự phòng để khắc phục. Có như vậy, bạn mới kiểm soát được tình hình. Và khi rủi ro xảy ra, bạn có thể xử lý một cách dễ dàng và nhanh chóng bằng các phương án đã dự phòng từ trước.

Một sự kiện dù hoàn hảo mấy cũng có thể có rủi ro

Trên đây là những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Asia Vina chính là một sự lựa chọn tuyệt vời giúp bạn tổ chức sự kiện và giải quyết những lo lắng này. Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và đã tổ chức hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ, chúng tôi cam kết sẽ đem đến một giải pháp tổ chức sự kiện hoàn hảo, an toàn và hiệu quả tối đa khi khách hàng đến với chúng tôi.

Có thể bạn cũng muốn xem: 5 Lời khuyên dành cho các nhà Tổ Chức Sự Kiện

ASIA VINA cam kết đem lại sự hài lòng cũng như giải pháp tối ưu nhất nhằm thoả mãn cho khách hàng khi sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi. Với phương châm “Uy Tín – Chất Lượng là nền tảng cho sự thành công” chúng tôi luôn nỗ lực, không ngừng đổi mới để mang đến cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ tốt nhất.