5 LỖI THƯỜNG GẶP KHI THUÊ THIẾT BỊ SỰ KIỆN KHIẾN CHƯƠNG TRÌNH BỊ GIAI ĐOẠN

Trong bất kỳ sự kiện nào từ lễ khai trương, khởi công, hội nghị cho đến tân niên, tất niên hệ thống thiết bị đóng vai trò là "xương sống" quyết định sự thành công. Tuy nhiên, không ít ban tổ chức đã gặp phải tình huống dở khóc dở cười khi âm thanh bị hú rè, micro mất tín hiệu hay màn hình LED chớp tắt liên tục làm đứt quãng cảm xúc khán giả.

Hãy cùng Asia Vina điểm qua 5 lỗi thường gặp khi thuê thiết bị sự kiện dưới đây và bỏ túi những lưu ý quan trọng để chương trình của bạn diễn ra hoàn hảo nhất.

1. Không khảo sát trước mặt bằng và công suất điện tại địa điểm

Việc không khảo sát đo đạc diện tích mặt bằng dễ làm cho khung nhà bạt hoặc khung sân khấu không lắp vừa không gian. Khi dựng nhà bạt trên nền đất yếu hay độ dốc cao mà không gia cố chân cột, rủi ro mất an toàn khi gặp mưa gió là rất lớn. Đồng thời, không kiểm tra công suất điện tại chỗ dễ gây sập nguồn toàn bộ hệ thống.

2. Chọn thiết bị không phù hợp với quy mô và không gian sự kiện

Việc lựa chọn thiết bị phù hợp với quy mô và không gian sự kiện là vô cùng quan trọng. Số lượng bàn ghế hoặc diện tích che phủ của nhà bạt bị chênh lệch so với thực tế khiến khách mời phải đứng hoặc xáo trộn chỗ ngồi

Chọn dàn âm thanh quá nhỏ cho không gian ngoài trời hoặc công suất quá lớn trong phòng kín đều là điểm trừ nghiêm trọng. Khán giả ngồi xa không nghe rõ lời phát biểu, hoặc âm thanh bị vang dội gây chói tai. Tương tự, màn hình LED quá nhỏ so với hội trường sẽ khiến khách mời khó quan sát nội dung trình chiếu.

3. Ham giá rẻ, chọn thiết bị cũ kỹ và thiếu bảo trì

Tiết kiệm ngân sách bằng cách chọn đơn vị giá rẻ thiếu uy tín tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về thẩm mỹ lẫn công năng. Khung nhà bạt bị hoen gỉ, bạt che rách hoặc dơ bẩn làm mất mỹ quan sự kiện doanh nghiệp. Bàn ghế bị xập xệ, áo ghế nhăn nhúm hay dây cáp âm thanh chập chờn dễ gây ra sự cố gián đoạn ngay giữa giờ G làm mất tính trang trọng và chuyên nghiệp của sự kiện.

4. Thiếu đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp túc trực vận hành

Nhiều đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện lắp đặt xòng mà không có kỹ thuật viên túc trực. Khi xảy ra sự cố đột xuất như chập nguồn điện, dột bạt do mưa ràođội ngũ không chuyên sẽ hoảng loạn và không xử lý kịp thời, khiến chương trình bị ngắt quãng.

5. Lắp đặt sát giờ và không tổ chức chạy thử

Do hạn chế về thời gian thuê địa điểm hoặc tâm lý chủ quan, nhiều đơn vị cho thi công thiết bị sát giờ đón khách. Điều này vô tình đưa khách hàng vào thế bị động khi không có thời gian kiểm tra lại các thiết bị dẫn đến khi chương trình bắt đầu mới phát hiện lỗi thì đã quá muộn để khắc phục.

6. Các lưu ý quan trọng giúp bạn thuê thiết bị sự kiện an toàn, suôn sẻ

Để tránh rơi vào những cái bẫy sự cố trên, bạn cần ghi nhớ các kinh nghiệm thực tế sau đây.

6.1 Lập danh sách thiết bị chi tiết phù hợp với quy mô chương trình

Liệt kê cụ thể số lượng và thông số kỹ thuật cho từng hạng mục: âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, sân khấu, thảm trải, nhà bạt hay bàn ghế. Xác định rõ sự kiện diễn ra trong nhà hay ngoài trời để chọn loại thiết bị chống nước, chống chói phù hợp.

6.2 Chọn đơn vị cung cấp thiết bị trọn gói có năng lực khảo sát tận nơi

• Ưu tiên các đơn vị có khả năng cung ứng toàn bộ từ phần thô (nhà bạt, bàn ghế, sân khấu) đến phần tinh (âm thanh, ánh sáng, nhân sự) để dễ đồng bộ và quản lý.
• Yêu cầu đơn vị cho thuê gửi nhân sự đến khảo sát vị trí thi công, kiểm tra lối vận chuyển và sơ đồ nguồn điện trước khi chốt hợp đồng.

6.3 Yêu cầu có kỹ thuật hỗ trợ và thiết bị dự phòng

Yêu cầu bên cho thuê thiết bị bố trí kỹ thuật viên chuyên nghiệp túc trực suốt chương trình. Đồng thời cần có điều khoản về thiết bị dự phòng (như micro dự phòng, dây tín hiệu sơ phòng, máy phát điện dự phòng) để thay thế ngay lập tức khi phát sinh sự cố.

6.4 Thực hiện tổng duyệt trước khi vào chương trình

Cho vận hành thử toàn bộ hệ thống âm thanh - ánh sáng kết hợp với kịch bản MC và file trình chiếu. Kiểm tra nguồn điện ổn định và chạy thử máy phát điện nếu tổ chức ngoài trời.

7. Asia Vina - Giải Pháp Cho Thuê Thiết Bị Sự Kiện Trọn Gói, Uy Tín

Để giải quyết triệt để các rủi ro trên, Công ty tổ chức sự kiện Asia Vina mang đến dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói và chuyên nghiệp

• Hạ tầng sự kiện đa dạng: Cho thuê nhà bạt, bàn ghế, sân khấu - thảm trải, dù sự kiện, cổng hơi - cổng rồng
• Kỹ thuật hiện đại: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED chất lượng cao, đáp ứng mọi quy mô sự kiện
• Dịch vụ chỉn chu: Khảo sát tận nơi, thi công an toàn, đúng tiến độ và đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm túc trực hỗ trợ suốt chương trình.

Quý khách hàng có nhu cầu thuê thiết bị sự kiện tại Vũng Tàu, Phú Mỹ, Đồng Nai, TPHCM và các khu vực lân cận vui lòng liên hệ ngay qua hotline 0938 709 679 để được hỗ trợ và tư vấn