Cần chuẩn bị gì khi tổ chức Lễ Khai Trương?

Tổ chức lễ khai trương được coi như một khởi đầu quan trọng cho những bước tiến quan trọng trong công việc, kinh doanh của các doanh nghiệp, cửa hàng. Lễ khai trương rất được coi trọng, không chỉ có ý nghĩa trong kinh doanh mà còn còn mang ý nghĩa may mắn, tâm linh. Người Việt Nam tin rằng, “đầu xuôi đuôi lọt”, khởi đầu thành công sẽ báo hiệu cho những thăng tiến sau này.

Vậy tổ chức thế nào để có một buổi lễ khai trương thành công và ấn tượng nhất? Bài viết sau đây AsiaVina chia sẻ những công việc cần chuẩn bị cho việc tổ chức lễ khai trương để các doanh nghiệp tham khảo cho sự kiện của mình:

• Chọn ngày giờ và địa điểm tổ chức khai trương

Là một nước văn hóa phương Đông, khi tổ chức bất cứ công việc gì, nhất là với lễ khai trương, người Việt Nam luôn lựa chọn thời gian phù hợp hay còn gọi là giờ Hoàng Đạo với mong muốn đem lại thuận lợi nhất cho sự kiện, tạo tiền đề cho quá trình phát triển sau này. Để chọn được ngày giờ đẹp, bạn có thể xem trên lịch Vạn Niên về ngày giờ Hoàng Đạo.

 Về địa điểm tổ chức lễ khai trương, thông thường lễ khai trương - khánh thành sẽ được tổ chức ngay chính tại công trình được khai trương, vừa là dịp ra mắt về công trình và cũng là cơ hội cho chủ công trình giới thiệu về những sản phẩm kinh doanh của công trình.

Tuy nhiên, với những địa điểm nhỏ sẽ không đủ chỗ cho nhiều khách mời tới dự, nhất là với những sự kiện có kèm tiệc thì càng cần một không gian đủ rộng để có thể chiêu đãi những khách mời của mình. Do đó, buổi kễ khai trương vẫn cần tổ chức tại chính công trình nhưng bạn có thể mời khách của mình tới địa điểm khác để dự tiệc. Cần lưu ý về địa điểm dùng tiệc nên gần với địa điểm tổ chức lễ và thuận tiện về giao thông. Hoặc có thể bố trí xe đưa đón các khách mời sẽ càng thêm trang trọng và tạo thiện cảm đối với khách mời.

• Khách mời của buổi lễ khai trương

Không chỉ là một buổi lễ đơn thuần, lễ khai trương còn là một công cụ truyền thông hữu hiệu cho doanh nghiệp, cửa hàng với giới truyền thông và khách hàng tiềm năng. Khi lên dự định về số lượng khách mời, bạn cần đưa ra chỉ tiêu về khách mời của mình để có thể đem lại hiệu quả lâu dài nhất cho công việc kinh doanh sau này.

Khách mời bạn cần hướng tới chủ yếu là những chủ đầu tư, những đối tác làm ăn, những khách hàng bán buôn, bán lẻ và giới truyền thông. Đây chính là những đối tượng có ảnh hưởng lớn nhất tới công việc kinh doanh sau này của bạn.

• Dự trù ngân sách tổ chức

Ngân sách tổ chức sự kiện khai trương quyết định tới cách thức tổ chức. Bạn có nhiều kinh phí thì đi kèm với dịch vụ tốt, hoành tráng và ngược lại. Với một sự kiện đánh dấu bước khởi đầu quan trọng như thế này thì bạn cũng không nên quá tiết kiệm, khách mời sẽ nhận thấy chương trình quá tẻ nhạt và không được chu đáo. Nhưng cũng không nên chi quá tay vào những hạng mục không cần thiết sẽ khiến chương trình bạn trở nên lố.

• Kinh phí tổ chức khai trương

 Dự trù ngân sách cẩn thận và phân chia theo từng mục khác nhau, ưu tiên những hạng mục quan trọng trước sẽ giúp bạn quản lý tốt nhất kinh phí của mình. Lựa chọn dịch vụ phù hợp với từng quy mô chương trình để tạo được hiệu quả tốt nhất.

• Xác định cách tổ chức lễ khai trương

Xác định cách tổ chức trước khi chuẩn bị các hạng mục là một cách làm thông minh với những đơn vị chuyên nghiệp. Có nhiều cách để tổ chức một buổi lễ khai trương tùy vào kinh phí cũng như kinh nghiệm tổ chức như:

•  Lễ khai trương truyền thống

 Đây là cách được rất nhiều cửa hàng, văn phòng áp dụng bởi tính đơn giản và nhanh chóng của cách thức này. Thông thường, chương trình sẽ bao gồm đón tiếp khách mời, lời phát biểu của chủ cửa hàng/giám đốc/…, cắt băng khánh thành và dùng tiệc (có thể có mà cũng có thể không tùy theo Quy Mô sự kiện) có thể kết hợp với múa lân sư rồng tại nơi tổ chức .

•   Tổ chức khai trương văn phòng Lễ khai trương kết hợp game show

 Hiện nay, với mục đích thu hút sự chú ý của dư luận, nhiều chương trình lễ khai trương tổ chức thêm nhiều hoạt động giải trí, vui chơi, khuyến mại nhằm đánh vào tâm lý tò mò của khách hàng, gây hiệu ứng lâu dài cho khách hàng.

•  Lễ khai trương kết hợp triển lãm

Với những showroom những ngày đầu hoạt động, tổ chức một buổi triển lãm trưng bày những sản phẩm nổi bật của mình, kèm theo đó là lời giới thiệu về những sản phẩm đó sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho khách hàng về sản phẩm.

 Lựa chọn cách thức tổ chức phù hợp với kinh phí, kinh nghiệm tổ chức cũng như mục tiêu hướng đến để đạt được hiệu quả tốt nhất cho chương trình.

• Lên kịch bản chương trình cụ thể

Kịch bản chương trình được lên sau khi đã có kế hoạch tổ chức cụ thể. Một kịch bản chi tiết là một kịch bản bao gồm mọi thông tin rõ ràng, dễ hiểu và được phổ biến tới nhiều người trong ban tổ chức. Trong kịch bản sẽ bao gồm: địa điểm, thời gian tổ chức, timeline cho từng đầu việc và từng hoạt động diễn ra trong chương trình cũng như người thực hiện các đầu việc đó. Kịch bản càng chi tiết kỹ càng bao nhiêu thì việc thực hiện sẽ thuận lợi bấy lâu.

• Chuẩn bị các hạng mục tổ chức

Để tổ chức buổi lễ khai trương thành công và ấn tượng như mong muốn, bạn cần chuẩn bị những hạng mục sau:

Trang trí cổng chào, không gian tổ chức và sân khấu tổ chức

Không gian triển lãm sản phẩm

Thuê âm thanh, ánh sáng, thuê màn hình LED

Thuê MC, PG, múa lân sư rồng

Chuẩn bị tài liệu nếu có

Chuẩn bị băng khánh thành

Thiết kế và in background

…

Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương thành công

Những hạng mục tổ chức lễ khai trương ở trên là phần cơ bản cho việc tổ chức thành công. Thế nhưng, nếu không có kinh nghiệm tổ chức thì một chương trình dù được chuẩn bị  kỹ đến mấy cũng rất dễ xảy ra sai sót. Dưới đây là những kinh nghiệm AsiaVina chia sẻ với các bạn khi tổ chức lễ khai trương:

•  Lập kế hoạch với timeline và phân công cụ thể

Một bản kế hoạch chi tiết từng hoạt động thôi chưa đủ, bạn cần có thêm thời gian và khoảng thời gian hoàn thành cụ thể nhằm đảm bảo tiến trình hoạt động. Bên cạnh đó, bạn cần note người thực hiện từng hạng mục cụ thể. Lựa chọn nhân sự có chuyên môn, hiểu biết về hạng mục mà mình đảm nhận sẽ đảm bảo cho công việc được tiến hành tốt nhất, đây cũng là cách bạn chia nhỏ trách nhiệm cho nhiều người để giảm áp lực cho người đứng đầu mà hiệu quả công việc lại cao.

• Dự trù những tình huống phát sinh và phương án xử lý và dự phòng

Mọi công tác chuẩn bị cho sự kiện dù chỉnh chu đến đâu cũng khó có thể kiểm soát được những phát sinh rủi ro từ phía khách quan. Một nhà tổ chức chuyên nghiệp là biết cách lường trước những phát sinh và có phương án xử lý những phát sinh đó. Giành thế chủ động trước mọi tình huống là cách tổ chức chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

• Lựa chọn các dịch vụ uy tín

Một chương trình thành công không phải bạn chi nhiều tiền cho nó mà là cách bạn tiêu số ngân sách được chi ra. Thay vì bạn phải bỏ ra một khoản tiền lớn để tự mày mò dịch vụ, liên hệ với một công ty tổ chức sự kiện có giá cả cạnh tranh và kinh nghiệm tổ chức sẽ tiện lợi hơn rất nhiều.

Với nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng cao, việc tìm kiếm một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp không khó. Lựa chọn dịch vụ cung cấp hạng mục tổ chức cũng như thực hiện chương trình uy tín sẽ đem lại hiệu quả và tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc tự tổ chức.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong tổ chức sự kiện khai trương, AsiaVina sẽ là địa chỉ tin cậy cho các doanh nghiệp, cửa hàng, showroom tin tưởng cho sự kiện của mình.

Với tiêu tiêu chí là “Uy Tín – Chất Lượng là nền tảng cho sự thành công” chúng tôi luôn nỗ lực, không ngừng đổi mới để đem lại sự phục vụ tận tình và chuyên nghiệp nhất đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của quý khách hàng. 
Chúng tôi hiểu rằng để có được sự thành công, tất cả là nhờ vào sự tin yêu mà quý khách hàng, đối tác và các đồng nghiệp đã ưu ái dành cho chúng tôi. Bằng sự nổ lực, không ngừng cải tiến sản phẩm dịch vụ phù hợp với thời đại, AsiaVina luôn tự tin sẽ mang đến những sản phẩm dịch vụ tốt nhất với chi phí phù hợp nhất.

Mong rằng trong thời gian tới AsiaVina tiếp tục nhận được sự ủng hộ của quý khách hàng, đối tác và các đồng nghiệp đó cũng là động lực to lớn để AsiaVina tiếp tục phát triển và khẳng định thương hiệu, xứng đáng với niềm tin yêu mà quý khách hàng đã, đang và sẽ dành cho AsiaVina.

Một lần nữa chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới tất cả quí vị. 
Kính chúc Quý khách hàng sức khỏe và thành công!

Mọi thông tin xin vui lòng liên hệ:

CTY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ASIA VINA
Trụ sở: Trường Chinh, Kp.Tân Phú, P. Phú Mỹ, Tx. Phú Mỹ, Bà Rịa Vũng Tàu
VPĐD: Tầng 5 Tòa Nhà SongDo, 62A Phạm Ngọc Thạch, P.6, Q.3, Tp.HCM

Tel/fax: 0254.3893.879    Hotline: 0938.709.679
Email: info@asiavina.net    www.AsiaVina.net