Cần chuẩn bị gì trước khi tổ chức sự kiện?

 

Xuất phát từ kinh nghiệm thực tế tổ chức sự kiện, chúng tôi nhận thấy rằng việc tổ chức sự kiện được thành công như ý muốn của mỗi chương trình thì trang thiết bị tổ chức sự kiện là một yếu tổ quyết định. Thấu hiểu được điều này từ kinh nghiệm thực tế, hôm nay tôi sẽ chia sẻ với các bạn về các vật dụng, trang thiết bị cần thiết để Tổ chức sự kiện thành công như sau:

 

Yếu tổ quan trọng để bạn hoạch định kế hoạch tổ chức sự kiện quan trọng nhất, vì địa điểm diễn ra sự kiện là nơi để bạn lên kế hoạch, quy mô lớn nhỏ, số lượng khách mời,... tất cả điều có một sự ràng buộc liên kết với nhau. 

Do đó trước khi bạn có ý định tổ chức sự kiện hãy chọn thuê một địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp với sự kiện của công ty bạn.
 
2. CHỐT SỐ LƯỢNG KHÁCH MỜI - THIẾT KẾ THƯ MỜI:
Sau khi bạn đã thống nhất được địa điểm tổ chức, hãy tiến hành chốt danh sách khách mời để Thiết Kế Thư mời, thông thường thư mời phải được thiết kế và kiểm duyệt trước khi diễn ra sự kiện 1 đến 2 tháng, có nhiều công ty công tác này đã khởi động trước cả 5 đến 6 tháng. như vậy bạn sẽ chủ động cho Khách mời hơn, thời gian thoái mãi sẽ giúp khách mời có sự chuẩn bị và sắp xếp công việc để đến với sự kiện của bạn tốt hơn.
 
Vậy nếu bạn không phải là Designer chuyên nghiệp, bạn sẽ thiết kế như thế nào?
Bạn hãy liên hệ ngay với công ty tổ chức sự kiện họ sẽ hố trợ bạn tốt nhất và thiết kế nhiều mẫu khác nhau cho bạn lựa chọn.

3. THUÊ TRANG THIẾT BỊ 
A. NHÀ BẠT LẮP GHÉP, NHÀ BẠT KHÔNG GIAN:
Nếu bạn tổ chức sự kiện ngoài trời, thì bạn phải tìm một nhà cung cấp chuyên nghiệp để thuê nhà bạt hoặc dù tròn khổ lớn sao cho phù hợp với địa hình vị trí bạn đã có ý định tổ chức sự kiện, tất nhiên bên đơn vị tổ chức sự kiện họ sẽ tư vấn cho bạn dựa vào địa hình để có sự thống nhất trong việc đưa ra phương án lắp đặt khả thi nhất.

 

Nếu bạn tổ chức sự kiện ở trong nhà, ở một địa điểm thuê đã có sẵn hội trường sân khấu,... thì bạn bỏ qua Bước này để tiến hành cho các bước tiếp theo như dưới đây.

B. CỔNG HƠI - RỐI HƠI HOẠT NÁO - MASCOT
Tùy theo sự kiện của bạn chuẩn bị tổ chức để có phương án lựa chọn các hạng mục như Cổng Hơi, Rối hơi, Mascot,... ở đây tôi đang tư vấn cho bạn một cách chung nhất cho hầu hết các sự kiện điều cần sử dụng, trong đó cụ thể từng chương trình tôi sẽ liệt kê như dưới đây:
 

+ Đối với sự kiện Khánh Thành công ty, xí nghiệp, bệnh viện, trường học, showroom, khánh thành cây xăng, ... thì Cổng hơi là thành phần không thể thiếu, đặc biệt đối với Lễ Khai Trương của cửa Hàng, Showroom thì bạn nên chọn cặp đôi luôn đi chung với nhau đó là Rối Hơi Và Cổng Hơi vì đây là điểm nhấn để sự kiện của bạn được mọi người chú ý, cũng là cách để ghi dấu ấn chương trình sự kiện của bạn vào tiềm thức của mọi người, bạn có thể bỏ ra chút kinh phí nhưng bù lại tính hiệu quả của nó lại vô cùng to lớn, do đó tôi nghĩ rằng đó là sự lựa chọn hoàn toàn chính đáng cho sự đầu tư của bạn.
 
+ Đối với các sự kiện khác như Khánh thành công ty, khánh thành nhà máy,bệnh viện trường học,... thì bạn chỉ nên sử dụng cổng hơi, tùy theo tông màu chủ đạo của sự kiện của bạn mà chọn loại cổng hơi phù hợp cả về kích thước cũng như màu sắc, cổng hơi thường được gắn ở cổng chính lối vào khu vực diễn ra sự kiện, cũng tùy theo địa hình diễn ra sự kiện mà đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tư vấn cho bạn nên sử dụng loại cổng hơi kích thước bao nhiêu, dán nội dung gì lên cổng hơi... thông thường cổng hơi là để chào đón khách do đó mà nội dung cũng thường chủ trọng vào yếu tổ này ví dụ: Chào Mừng Quý Khách Tham Dự (Nội dung chương trình sự kiện, kỷ niệm ngày thành lập công ty, hoặc lễ khởi công công trình, dự án,...)
 
+ Đối với các sự kiện khác như Hội Thao Các Công Ty, Phát Simpling, Hay các chương trình Khuyến Mãi nhân dịp khai trương,... thì nhân sự với trang phục thú nhồi bông (Mascot) đứng ở cổng và chào đón khách cũng như mời chào khách hàng mua và dùng thử sản phẩm ... thì tính hiệu quả của chương trình của bạn đã chạm đến trái tim của khách hàng tiềm năng của mình, vì song song với việc chào đón khách là cơ hội để bạn quảng bá thương hiệu qua các hoạt động chụp hình lưu niệm, bạn thử hình dung với tốc độ Mang Xã Hội lan tỏa như hiện nay, nếu một nhân viên công ty bạn trong trang phục Mascot có dán logo cty của bạn và chụp hình với khách hàng khi đến tham quan mua sắm, sau đó mỗi khách hàng chia sẻ 1 tấm lên mạng xã hội như Facebook, Twitter, Youtube,... đó là 1 cách mà bạn đang thực hiện chiến dịch Marketing du kích theo tư ngữ chuyên dùng trong kinh doanh đó bạn.
 
C - SÂN KHẤU - ÂM THANH - ÁNH SÁNG
+ SÂN KHẤU: 
Cũng tùy thuộc vào địa hình mà bên cng cấp dịch vụ sự kiện sẽ tư vấn cho bạn nên sử dụng kích thước sân khấu sao cho phù hợp với chương trình sự kiện của bạn sẽ tổ chức, thông thường thì sân khấu có các kích thước như sau đối với các chương trình Khai trương, Khánh Thành, Hội Nghị,.. Sân khấu thường có kích thước Ngang 6m x Rộng 4m, 8m x 4m, 5m x 10m, 6m x 10m, ...
 
Đối với chương trình có múa lân sư rồng, và tổ chức văn nghệ ngoài trời và biểu diễn dưới dạng tạp kỹ. Tuy nhiên đối với các chương trình như Biểu diễn Thời trang, Sân Khấu Ca Nhạc, Các chương trình tạp kỷ,... Thì bạn cần phải có đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để sao cho phù hợp với chương trình, đảm bảo không quá lớn gây lãng phí và không tương ứng với sự kiện bạn sẽ tổ chức, cũng đừng quá nhỏ sẽ dẫn đến các vũ công và nhóm nhảy sẽ không cháy hết mình trên sân khấu được,... 
   
Việc trang trí sân khấu cũng tùy theo chương trình và màu sắc cũng vì thế mà linh động sao cho hài hòa cũng như thể hiện được sự trang trọng của chương trình sự kiện, một lần nữa công ty tổ chức sự kiện sẽ tư vấn cho bạn nên trang trí như thế nào cho phù hợp nhất và bên công ty dịch vụ sự kiện sẽ thiết kế mô phỏng để bạn dễ hình dung, sau khi bạn đã đồng ý với thiết kế thì sự kiện sẽ được trng trí đúng như bản thiết kế ban đầu bạn đã duyệt.
  + ÂM THANH - ÁNH SÁNG
Một chương trình sự kiện hoành tráng sẽ phụ thuộc nhiều yếu tố, trong đó Âm Thanh - Ánh Sáng là thành phần không thể xem nhẹ, tất nhiên để tư vấn cho bạn nên sử dụng công suất âm thanh như thế nào cho phù hợp thì công ty tổ chức sự kiện sẽ tư vấn cho bạn dựa vào quy mô chương trình, nội dung chương trình, số lượng khách mời, thành phần tham dự, ... như vậy tự bên nhà cung cấp dịch vụ sự kiện sẽ có sự bố trí vị trí âm thanh, ánh sáng sao cho phù hợp nhất, không quá ồn ào đối với hội nghị Khách Hàng tổ chức trong hội trường, cũng không quá nhỏ đối với sự kiện diễn ra ngoài trời,... tất cả các vấn đề này công ty tổ chức sự kiện sẽ có sự tư vấn cụ thể cho bạn.
 
D - BÀN GHẾ SỰ KIỆN
Đối với từng sự kiện khác nhau, số lượng khách mời, vị trí lắp đặt,... mà bạn cung cấp cho công ty sự kiện, họ sẽ tư vấn cho bạn nên sử dụng số lượng bàn sao cho đủ, màu sắc khăn trải bàn và phủ áo ghế sao cho phù hợp với chương trình sự kiện của bạn. 
 
Thông thường đối với các chương trình Lễ Khai Trương, Lễ Khánh Thành, Động thổ,... thì công tác bố trí thường chỉ có 1 hoặc 2 dãy đầu là có bàn cho đại Biểu VIP ngồi, còn những người ngồi sau sẽ chỉ ngồi ghế sự kiện có lưng tựa, hoặc ghế nhựa nếu chương trình chỉ phục vụ cho số đông bà con, công nhân lao động,... tùy theo quy mô cũng như đối tượng khách mời mà bên công ty sự kiện sẽ có những tư vấn giúp bạn sao cho phù hợp nhất đối với sự kiện của bạn sẽ tổ chức.    

E - TRANG TRÍ SỰ KIỆN
Việc trang trí sự kiện sẽ tạo được ấn tượng lâu dài đối với khách hàng, quan khách tham dự, ... do đó bạn không thể xem nhẹ việc này, tùy theo tông màu chủ đạo của công ty bạn mà đưa ra yêu cầu đối với công ty tổ chức sự kiện họ sẽ hỗ trợ bạn trong việc tư vấn, nên sử dụng gì trang trí màu sắc như thế nào,... giúp cho sự kiện của bạn tạo được ấn tượng tốt nhất.


 
Thông thường đối với các sự kiện Khai Trương, Khánh Thành, Động thổ,... Tông màu chủ đạo thường là Đỏ - Trắng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn Nổi Bật hơn và có ấn tượng lâu dài hơn, bạn có thể sử dụng các màu sắc chủ đạo này cho việc trang trí Trần nhà bạt, Quấn Cột nhà bạt, Thảm trải lối đi, Thảm trải sân Khấu, Trụ Inox dây nhung dẫn lối, kể cả bóng bay trang trí sân khấu bạn cũng đi theo tông màu này, tự nhiên sự kiện của bạn sẽ trở nên sang trọng và ấn tượng mạnh đối với mọi người.
 

F - NHÂN SỰ SỰ KIỆN
Ở đây tôi muốn tư vấn cho bạn lựa chọn đối tượng nhân sự sao cho phù hợp với sự kiện của bạn, đó là MC, Ca Sỹ, Nhóm Múa, Nhóm Nhảy, Đội Lân Sư Rồng, Lễ Tân Đón Khách,... 
   

+ MC Sự Kiện: Sự kiện của bạn sẽ không Hoàn Hảo nếu thiếu các yếu tố trên đây, trong đó tôi đặc biệt lưu ý với bạn đó Là MC, chúng tôi thường nói MC là người thổi Hồn cho sự kiện, thật vậy - Nếu MC không có chuyên môn tốt thì sự kiện của bạn trở nên u ám, không tạo được cao trào cũng như sự hứng khởi cho người tham dự, bạn không nên sử dụng MC đám cưới cho các sự kiện như Khai trương, Khánh Thành, Động Thổ,...Nếu bạn là người am hiểu và muốn sự kiện của mình thành công mỹ mãn hãy mạnh dạn đầu tư thuê MC chuyên nghiệp, những MC chuyên làm sự kiện, MC Đài Truyền Hình, ... Chi phí hơi cao chút, nhưng bù lại bạn yên tâm hơn, chắc chắn hơn, tỷ lệ rủi ro ít hơn là bạn chỉ sử dụng hương đồng gió nội, từ nhân viên công ty hay từ những người chỉ quen làm MC tại các nhà hàng tiệc cưới....
 

+ Nhóm Múa, Nhóm Nhảy:
Tùy theo quy mô chương trình bạn tổ chức mà đầu tư cho khoản này hợp lý theo ngân sách của bạn, tôi chỉ muốn lưu ý với bạn việc chọn  nhóm sao cho chất lượng để không vỡ chương trình do thuê phải nhóm thiếu chuyên nghiệp và sự phù hợp đối với sự kiện của bạn.
   
Để cho an toàn nhất bạn nên để công ty tổ chức sự kiện hỗ trợ với bạn vấn đề này, vì họ luôn có đông đáo cộng tác viên, các nhóm kể cả ngôi sao trong nước và ngoài nước, quan trọng là ngân sách bạn chi cho khoản này như thế nào, khi bạn liên hệ qua công ty tổ chức sự kiện bạn sẽ an tâm hơn về chất lượng vì khi công ty sự kiện mời các nhóm cho bạn thì sự chắt lọc còn liên quan đến cả thương hiệu của họ, nên bạn đừng ngần ngại hãy để họ hỗ trợ bạn, bạn sẽ khỏi mất công tìm kiểm và bạn chỉ nên dàn thời gian tập trung cho các vấn đề quan trọng khác.
 
+ ĐOÀN LÂN SƯ RỒNG
Cũng như việc chọn nhóm múa bạn hãy liên hệ với Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp họ sẽ hỗ trợ bạn chọn được Đoàn lân ưng ý nhất và phục vụ chuyên nghiệp cho từng sự kiện thích hợp. 
 
Thông thường đối với sự kiện Khai Trương - Khánh Thành, Động Thổ, ... bạn cần chuẩn bị Đoàn Lân Sư Rồng với tứ quý lân (4 Con lân), Màu sắc khác nhau, thường thì có các màu Đỏ, Vàng, Xanh Green, Xanh Blue, trong đó bạn nên chú ý việc chuẩn bị các bài múa của lân, tùy theo sự kiện của bạn mà có sự chuẩn bị Câu Đối làm Liễn thả xuống cho phù hợp bên cạnh đó bạn nên sử dụng 8 trống hội, để tạo không khí sự kiện trở nên hùng hồn hơn.
Tất nhiên đơn vị sự kiện sẽ hỗ trợ bạn, tuy nhiên bạn cần hiểu biết Lân sư rồng sẽ múa như thế nào, có cần múa Mai hoa thung và lân leo cột hay không?... 
 

+ LỄ TÂN - PG (PROMOTION GIRL)
Sự kiện của bạn sẽ trở nên sinh động hơn khi có các bóng hồng phục vụ, những cô gái xinh xắn, tron trang phục phù hợp với sự kiện sẽ tô thêm vẻ đẹp cho sự kiện của bạn. Nếu bạn không có sẵn nhân viên để phục vụ chương trình hãy liên hệ với công ty tổ chức sự kiện, họ luôn có đầy đủ Profile từ PG bình thường, PG cao cấp, Người Mẫu Xe, Đến Người Mẫu chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ cho bạn có sự lựa chọn tốt nhất.
 
Vậy Lễ Tân sẽ làm gì và giúp gì trong sự kiện của bạn?
Họ sẽ hỗ trợ bạn trong việc đón khách, phục vụ nước cho đại biểu, trao thưởng trong chương trình (nếu có), phục vụ cắt băng khai trương, khánh thành,... Những công việc đơn giản nhưng nó sẽ góp phần tích cực cho sự kiện của bạn được chuyên nghiệp hơn và trang trọng hơn. 


 
Bạn Thân Mến,
Để tổ chức sự kiện thành công, bạn phải cần nhiều hơn những gì trên đây tôi đã chia sẻ, tuy nhiên về cơ bản nhất thì tổng quan bạn cần chuẩn bị như vậy, còn để đi vào chi tiết nếu bạn cần tư vấn hãy liên hệ Ngay với tôi, không nhất thiết bạn Thuê Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Asia Vina chúng tôi mới tư vấn, mà bạn hãy cứ liên hệ với HotLine 0938 709 679 tôi sẽ hỗ trợ bạn Hoàn Toàn Miễn Phí. 
AsiaVina Chúng tôi luôn cố gắng mang lại cho khách hàng sự hài lòng tối đa nhất. 

 Khi đến với Asia Vina bạn hoàn toàn yên tâm về chất lượng và giá cả. Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp, chật lượng dịch vụ luôn thấp nhất. Chúng tôi cung cấp Nhà bạt lắp ghép, Sân Khấu, Màn Hình LED, Âm thanh - Ánh Sáng, Bàn Ghế sự kiện , cổng hơi, Cổng bong bóng, khinh khí cầu, rối hơi sự kiện , pallet nhựa sự kiện... 

Chúng tôi cung cấp nhân sự sự kiện như: MC, PG PB, Ca sỹ, Người mẫu, Diễn viên, Xiếc, Hài kịch, Ban nhạc, Đoàn Lân Sư Rồng , Nhóm múa , Nhóm nhảy chuyên nghiệp....

Phục vụ tổ chức các lễ trọng đại như: lễ khởi công, lễ động thổ, sự kiện khai trương, lễ khánh thành, tất niên cuối năm, họp mặt hội nghị, Tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm, họp b