TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ ? NHỮNG KỸ NĂNG CẦN BIẾT CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN.

Bạn đã tự tin rằng đã hiểu rõ dịch vụ hiện đang hot này không? Hãy để Asiavina giúp bạn hiểu hơn về ngành dịch vụ tổ chức sự kiện thông qua bài viết này nhé.

I. SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Sự kiện (hay còn gọi là event) có thể được hiểu là các hoạt động của con người có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó. Từ đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,… Hay cũng có thể là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như : đám cưới, sinh nhật,… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing : hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương,…

​

II. NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ ?

Trong mỗi event, nhân viên tổ chức sự kiện luôn xuất hiện và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Họ được coi như một nghệ sĩ dùng sự sáng tạo, tỉ mỉ và cẩn thận của bản thân để tạo nên sự kiện hoàn hảo. Họ sắp xếp và chạy chương trình theo kế hoạch để tránh gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện.

Yêu cầu đối với một nhân viên tổ chức sự kiện thì sự sáng tạo là ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn, tính tổ chức, làm việc nhóm,… nhằm đảm bảo tính đồng bộ cho sự kiện. Ngoài ra, nhân viên tổ chức luôn phải chịu nhiều áp lực nên cần một tâm lý vững và thái độ chuẩn mực trong công việc.

​

III. KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Biết Nắm Bắt Tâm Lý Khách Hàng

Với bất kỳ ngành kinh doanh dịch vụ, hay trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, khách hàng luôn là thượng đế. Vì vậy, để khách hàng cảm thấy tin tưởng, hài lòng về chất lượng dịch vụ luôn là điều các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trăn trở. Do đó, hãy học cách nắm bắt tâm lý khách hàng.

2. Biết Cách Tạo Ấn Tượng

Thời điểm lần đầu tiên bạn tiếp xúc với khách hàng là lúc quan trọng nhất. Lúc này, hãy luôn thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng lời nói, cử chỉ hay hành động. Khách hàng luôn đánh giá cao điều này và có những ấn tượng tốt đẹp kể cả khi họ chưa từng sử dụng dịch vụ.

Hơn nữa, bạn hãy đem đến cho họ những ý tưởng độc đáo, dịch vụ chất lượng đi kèm với phong cách phục vụ chuyên nghiệp. Tin chắc rằng họ sẽ không thể không hợp tác với bạn lần sau.

3. Thể Hiện Sự Quan Tâm Đến Khách Hàng Tiềm Năng

Với nghề tổ chức sự kiện, đối tượng khách hàng tiềm năng luôn cần được ưu tiên nhất. Chỉ có quan tâm, ưu ái như vậy, họ mới trở thành khách hàng thân thiết của bạn.

4. Đáp Ứng Mọi Nhu Cầu

Đừng chỉ chăm chăm làm những điều khách hàng muốn. Một người có kỹ năng tổ chức sự kiện tốt phải là người biết mang đến những gì khách hàng cần. Hãy đưa ra những thông tin hữu ích và hỗ trợ khách hàng tận tình để họ thấy bạn là nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện đáng tin cậy.

5. Tạo Sự Tín Nhiệm

Khi bạn đã tạo được sự tin tưởng với khách hàng, họ sẽ là chiếc cầu nối đưa thương hiệu, dịch vụ của bạn đến những khách hàng mới bằng cách giới thiệu cho người quen hay đối tác. Bởi vậy, hãy tận dụng cơ hội “ngàn năm có một” này để phát triển và tổ chức những sự kiện ấn tượng, độc đáo.

IV. VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bàn hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

​

V. CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC

Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đich, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau :

- Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm.

Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới,…

​

- Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục.

Bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng,…

​

- Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ.

Bao gồm : hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương,…

​

- Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event: những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể.

Ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải,…

​

VI. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Mỗi event, sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện đối với mỗi event cũng không giống nhau hoàn toàn. Mỗi một sự kiện cần lập kế hoạch và kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng:

1. Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

Tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.

Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như : mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh,…

Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện,…

Vận chuyển, lắp đặt và trang trí cho sự kiện.

Quảng bá truyền thông cho sự kiện.

Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.

​

2. Giai đoạn thực hiện sự kiện.

Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.

Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện.

Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện

Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.

Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.

Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới.

Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà, tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện.

​

3. Kết thúc sự kiện

Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

Xúc tiến và quảng bá sự kiện.

Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện.

Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện.

Chăm sóc khách hàng.

—>> Tham khảo thêm: https://asiavina.net/

​

VII. TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN CÁC CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP ?

Có rất nhiều những doanh nghiệp, cá nhân muốn tự mình tổ chức sự kiện với suy nghĩ sẽ tiết kiệm được chi phí tổ chức. Tuy vậy, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng chính xác. Có rất nhiều lí do cho thấy bạn nên tìm đến những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp :

1. Sự chuyên nghiệp và chất lượng

Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn từ việc xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện cũng như điều hành sự kiện,… Vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành.

Quy trình tổ chức sự kiện luôn được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình, nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Từ đó, đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra theo đúng kế hoạch.

2. Giảm áp lực cho đơn vị tổ chức

Điều này thực sự rất ý nghĩa đối với các đơn vị tổ chức. Vì với các công ty, doanh nghiệp thì công việc của họ luôn rất bận rộn và áp lực. Việc bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện là điều rất mệt mỏi.

Tiết kiệm sức lực và công việc hơn khi giao lại cho các công ty sự kiện. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại sẽ được công ty sự kiện thực hiện.

3. Tiết kiệm chi phí

Sự thật là hợp tác với các công ty sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự mình tổ chức. Bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành, tìm được các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi như đặt phòng khách sạn, cung cấp ca sĩ, đội múa, Mc dẫn chương trình…

Họ cũng có đầy đủ kho thiết bị âm thanh, ánh sáng, nhân sự,… Việc này đồng thời cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện.

4. Quảng bá hình ảnh

Các công ty tổ chức sự kiện còn có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng dựa trên các phương tiện truyền thông, xã hội. Vì họ có những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.

5. Giảm rủi ro và khác phục kịp thời

Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương pháp để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch định sẵn và hoàn hảo nhất. Nên tìm đến các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để có một sự kiện thành công

​

Với những chia sẻ trên đây của công ty tổ chức sự kiện AsiaVina , hy vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện và có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt khi quyết định công ty tổ chức sự kiện để hợp tác.

Khi đến với công ty tổ chức sự kiên Asia Vina quý khách hàng hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ, với Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp chúng tôi tin là sẽ đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất nhưng giá cả luôn phù hợp nhất.

www.ThietBiSuKien.Org | www.NhaBat.info | www.CongTyToChucSuKien.info

https://www.facebook.com/EventVungTau |

https://www.facebook.com/DungSuKien

https://www.youtube.com/AsiaVina | https://www.youtube.com/AsiaVinaChannelhttps://twitter.com/AsiaVina