Nguyên Tắc Xây Dựng Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện

1 Xác định mục đích tổ chức sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện, Cần xác định rõ mục đích của sự kiện là gì: khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm, lễ tri ân khách hàng quảng bá hình ảnh công ty, kết nối nhân viên hay là sự kiện gây quỹ từ thiện….Mỗi mục đích khác nhau sẽ có cách tổ chức khác nhau. Do đó, việc xác định mục tiêu cụ thể của sự kiện là gì sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch chính xác nhất.

2 Xác định thời gian, địa điểm

+ Thời gian: Thời gian tổ chức, cần ưu tiên lựa chọn các khung giờ thuận lợi cho khách mời. Thông thường sẽ là cuối tuần hoặc thời gian buổi tối, ngoài giờ hành chính để không ảnh hưởng đến công việc của khách.

+ Địa điểm: Dựa vào số lượng khách mời, ý tưởng của sự kiện, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp. Ưu tiên đánh giá và lựa chọn các yếu tố như không gian rộng rãi, dễ dàng di chuyển, thuận tiện giao thông, đầy đủ tiện ích và có bãi đỗ xe lớn. Những yếu tố này sẽ tạo sự thỏa mái, thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức cũng như giúp trải nghiệm dịch vụ cho khách mời được tốt nhất . Ngoài ra sau khi lựa chọn được địa điểm bạn nên lên kế hoạch đặt chỗ sớm để tránh là đã kín lịch tại địa điểm đó.

3 Xác định đối tượng khách mời

Bạn cần xác định khách mời tham gia sự kiện là ai? Họ là nhân viên nội bộ trong công ty, các chuyên gia trong những lĩnh vực nhất định, đại lý nhà bán hàng tiềm năng hay sự kiện mở cửa tự do cho toàn bộ khách mời hay khán giả tham gia .. 

Khách mời tham gia giúp xác định được quy mô sự kiện để có sự chuẩn bị chu đáo, xây dựng nội dung chương trình phù hợp với khách mời. Ví dụ một sự kiện tổ chức cho trẻ em thì cần đảm bảo tính an toàn của không gian tổ chức tiệc khi các bé hiếu động, chạy nhảy; tiết mục trong sự kiện cũng cần phù hợp với lứa tuổi của bé và khác hoàn toàn so với tổ chức tiệc tri ân đại lý, nhà phân phối của nhãn hàng. 

4 Lên timeline chi tiết cho sự kiện

Để tạo nên một sự kiện diễn ra thành công và có sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng giữa các bộ phận, cần phải xây dựng timeline chi tiết cho sự kiện. Timeline sự kiện là một bản thảo chi tiết những việc cần phải làm, thời gian hoàn thành,số lượng nhân sự phụ trách, concept sự kiện ra sao.. Tất cả là để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công và truyền đạt được thông điệp sự kiện. Timeline sự kiện càng chi tiết bao nhiêu thì càng tránh được những thiếu sót và mức độ thành công càng cao.

5 Tổng duyệt lại sự kiện, kiểm tra vấn đề phát sinh

Trước khi sự kiện  diễn ra, nên tổng duyệt lại chương trình một lần để kiểm tra xem có vấn đề phát sinh gì không và kịp thời xử lý. Việc tổng duyệt cũng như một bản nháp của sự kiện chính, giúp làm quen với kịch bản, giúp vận hành trơn tru tránh xảy ra các sai sót khi chương trình chính thức diễn ra.

5 Đánh giá, rút kinh nghiệm

Khi sự kiện kết thúc, các thành viên ban tổ chức cần nhìn lại, đánh giá kết quả của sự kiện: sự kiện đã đạt được mục đích chưa? những điểm nào sự kiện đã làm tốt? những điểm nào chưa tốt cần khắc phục? Đánh giá đo lường kết quả sự kiện là giúp bạn hạn chế những sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện khi mà chưa có kinh nghiệm để những chương trình sau thành công hơn.