Những Kỹ Năng Cần Có của một Nhân Viên Tổ Chức Sự Kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện – những người vẫn thường nói đùa là “lo trước cái lo của thiên hạ, vui sau niềm vui của mọi người”. Sau hội trường hay cánh gà, không ai biết họ là ai. Nhưng niềm hạnh phúc thực sự xuất hiện khi họ được nhìn thấy những nụ cười, tràng vỗ tay của mọi người dành cho chương trình của mình.

Bản thân công việc đòi hỏi sự tương tác giữa người với người; những nhân viên sự kiện thường vô cùng năng động, có khả năng giao tiếp rất tốt. Các bạn trẻ thường thích lựa chọn công việc này bởi tính chất công việc được hoạt động trong không gian thoải mái; gặp gỡ nhiều người và thậm chí được di chuyển liên tục; thoát khỏi nỗi sợ ngồi một chỗ trong văn phòng của người trẻ.

Một đặc thù của người làm event là “Muốn làm event thì cái gì cũng cần biết một chút”. Nào giao thông (điều phối traffic khách đến tham dự sự kiện); quản lý con người (ca sĩ, dancer, PG và cả ngàn người tham dự); âm thanh ánh sáng; giải trí nghệ thuật; kiến thức vật lý; hóa học (tại sao sự kiện này lại xài khói lạnh mà sự kiện kia lại xài khói nóng),… Càng biết nhiều sẽ càng giảm thiểu được rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. Vậy một nhân viên sự kiện cần có những kỹ năng gì?

Sáng tạo là điều không thể thiếu
Vậy Sáng tạo ở đâu?
Trong một sự kiện được tổ chức, tất cả mọi thứ người tham dự sự kiện nghe; nhìn; nếm; chạm; cảm nhận;… đều do những ý tưởng sáng tạo của người làm chương trình tạo nên. Bên cạnh đó, việc lựa chọn địa điểm; thiết kế; trang trí; lên kịch bản; cũng như các tiết mục biểu diễn nghệ thuật đều có sự góp phần quan trọng của sự sáng tạo. Sáng tạo còn chi phối tới ý tưởng truyền đạt nội dung, thông điệp ở sự kiện.

Để có được sự sáng tạo cần thiết cho một sự kiện, cảm hứng chính là điều kiện bản lề quyết định đến việc ý tưởng tổ chức sự kiện đưa ra có tốt hay không.

Làm thế nào để sáng tạo?

Nhiều người cho rằng, sáng tạo là khả năng thiên phú. Nó phụ thuộc vào mỗi cá nhân; khó có thể học hay trau dồi được từ bất kỳ ai. Tuy nhiên, có một sự thật là sự sáng tạo cũng ít nhiều có thể được trau dồi bằng cách quan sát; ghi nhận những gì xảy ra xung quanh mình.

Những ý tưởng mới có thể được bắt nguồn từ chính những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống. Ví dụ như khi bạn đi xem một buổi triển lãm nghệ thuật sắp đặt; nếu để ý quan sát và vận dụng vào công việc; bạn có thể tình cờ thu nhặt được một ý tưởng “đắc địa” để dàn dựng sân khấu cho buổi tổ chức biểu diễn sắp tới.

Nhưng ý tưởng mới lạ cũng có thể bắt nguồn từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác hay những chuyến du lịch. Có người nói đùa rằng “90% ý tưởng được nảy sinh từ việc “học hỏi” và xào nấu lại mà ra”. Từ quá trình dài góp nhặt những ý tưởng, chúng ta có thể kết hợp đưa ra được rất nhiều ý tưởng cho bản thân.

Để có thể trờ nên sáng tạo hơn; bạn có thể tìm đến và kết bạn với những người sáng tạo. Năng lượng sáng tạo tự người khác có thể thúc đẩy không khí chung; và tạo ra một môi trường lí tưởng cho ý tưởng nảy đến.

Tham dự các khoá học, Kinh nghiệm không bao giờ là đủ. Vì vậy, phải luôn làm nhạy bén các khả năng của mình bằng cách học hỏi những thông tin mới nhất trong lĩnh vực của bản thân đang làm việc.

Khả năng viết kịch bản

Nhân viên sự kiện cần có kỹ năng lên kịch bản và viết kịch bản. Muốn thực hiện công việc này tốt, bạn cần có óc sáng tạo; tư duy rõ ràng; và một trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện chạy thế nào. Từ đó, đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất. Bên cạnh đó, kỹ năng viết và truyền tải thông tin qua mặt chữ cũng rất quan trọng. Dù bạn có ý tưởng tốt tới đâu nhưng không thể diễn đạt được thì cũng là vô nghĩa.

Kỹ năng viết không thể được hoàn thiện trong ngày một ngày hai mà đó là cả một quá trình. Bạn có thể tham khảo một số cách dưới đây để nâng cao tay viết của mình:

- Mỗi ngày bạn viết một ít; thì đến lúc cần; bạn mới có thể truyền tải ý tưởng của mình lên trang giấy một cách trôi chảy.
- Mỗi ngày bạn đọc nhiều hơn một chút thì vốn từ và câu văn của bạn sẽ phong phú hơn; khả năng diễn đạt của bạn sẽ tốt dần lên.
- Mỗi ngày bạn gặp và trò chuyện với một người có khả năng giao tiếp tốt cũng có thể cải thiện khả năng viết và diễn đạt của bản thân.

Kỹ năng viết Proposal
Để có thể viết được một Proposal hoàn chỉnh (chưa kể đến có thành công hay không); nhân viên sự kiện cần biết được tầm quan trọng; công tác chuẩn bị và việc lên kế hoạch cho việc làm ra một Proposal.

Một Proposal hay và thu hút; ngoài ý tưởng sáng tạo và hấp dẫn còn phụ thuộc vào độ thực tế và tính thuyết phục của dự án chúng ta muốn thực hiện. Điều đó thể hiện qua cách mà bạn trình bày vấn đề; đưa ra dẫn chứng cụ thể cũng như tính khả thi của dự án.
Điều quan trọng là cung cấp cho người đọc proposal cho sự kiện một cách tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra.

Một điều tuyệt đối cần tránh; đó là tuyệt đối không được làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi; mà phải biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn; súc tích;đừng tham nói dông dài; vì nếu quá dài dòng người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của bạn; hoặc sẽ bỏ qua mất những ý tưởng chủ chốt.

Văn phong cũng quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Bạn phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa 1 cách thật tốt thì mới thuyết phục được người khác; nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ tốt. Và để cải thiện cũng như có được kỹ năng viết Proposal, cần thành thạo khả năng sử dụng PowerPoint, để có thể trình bày ý tưởng của bản thân một cách hiệu quả thông qua các biểu mẫu, infographic…

Có thể tham gia một khoá học viết Proposal để có cái nhìn tổng quát về những điều kiện cần và đủ cho một proposal hoàn chỉnh. Học hỏi từ những người đi trước là một điều thực tế, hiệu quả và nhanh chóng nhất.

Kỹ năng lên Check-list

Checklist không có bất kỳ khuôn mẫu nào cụ thể. Kỹ năng lên checklist dựa hoàn toàn vào kỹ năng của bản thân nhân viên sự kiện.

Tuy nhiên, có một tố chất và yếu tố rất cần để nhân viên sự kiện có thể hoàn thành tốt checklist, đó chính là sự tỉ mỉ; cẩn thận; chu đáo; chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát.

Xin giấy phép tổ chức và tìm nhà cung cấp
Xin giấy phép tổ chức
Để hiểu rõ về việc xin giấy phép cho việc Tổ chức Sự kiện thì trước tiên bản thân nhân viên sự kiện cần nắm sơ một số điều luật cơ bản.

Ngoài ra những kỹ năng này hầu như chỉ có thể trau dồi thông qua kinh nghiệm của bản thân và tham khảo những người có kinh nghiệm trong việc làm việc với các cơ quan hành chính.

Làm việc với nhà cung cấp
Trong quá trình Tổ chức sự kiện, nhân viên sự kiện sẽ luôn cần tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ (suppliers); có những đơn vị hợp tác được nhưng cũng có các đơn vị chúng ta không hợp tác vì nhiều lý do. Tuy nhiên, để lựa chọn được những suppliers tốt và hợp tác hiệu quả; có một số điều mà người làm sự kiện phải lưu ý:

Cần có những yêu cầu rõ ràng.
Đề nghị suppliers chứng minh năng lực (optional): Để tránh việc sử dụng một nhà cung cấp không đủ năng lực cung cấp cho sự kiện của mình; bạn cần yêu cầu họ chứng minh năng lực. Nếu có kiến thức về các trang thiết bị, dịch vụ được cung cấp thì rất tốt; bạn có thể hỏi họ vài câu về chuyên môn như “Diện tích tổ chức khoảng 2000m2 ngoài trời anh sử dụng khoảng bao nhiêu loa thùng; công suất thế nào?”
Lập hợp đồng với những điều khoản cụ thể Có phương án backup riêng

Hợp tác trên tinh thần tôn trọng
Để có thể làm việc tốt với Nhà cung cấp; trước hết nhân viên sự kiện phải có khả năng giao tiếp và đàm phán; phải vừa cứng rắn vừa mềm mỏng để đảm bảo tiến độ và môi trường làm việc diễn ra trôi chảy. Những kỹ năng này hầu như chỉ có thể trau dồi thông qua kinh nghiệm của bản thân và tham khảo những người có kinh nghiệm.

Kỹ năng quản lý tài chính

Một số nguyên tắc quản lý ngân sách cơ bản mà nhân viên sự kiện cần nắm được:

Hãy thực tế về mức thu về của sự kiện: Thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện thường quá lý tưởng về số lượng tài trợ sẽ đạt được; hoặc số lượng khách mời sẽ tham dự. Lý tưởng hóa dự đoán chính là nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát ngân sách so với kết quả cuối chương trình tổ chức sự kiện.

Luôn có kế hoạch dự phòng: Để đề phòng những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện sự kiện; sẽ tốt hơn nếu bạn biết được phải làm gì khi có sự cố xảy ra.

Ngân sách để tránh thua lỗ: Nếu chương trình tổ chức sự kiện bên bờ vực như thua lỗ; điều đó dẫn đến câu hỏi “liệu có nên thực hiện chương trình theo kế hoạch ban đầu?”. Nếu điều đó chưa quá muộn, cần kịp thời thay đổi kế hoạch để chương trình sự kiện ít ra có thể hòa vốn.

Để có kỹ năng quản lý ngân sách tốt, nhân viên sự kiện cần là người khéo léo trong việc điều phối nguồn tiền, tỉ mỉ để đảm bảo số tiền không vượt quá ngân sách đề ra. Và kỹ năng này có thể được trau dồi thông qua đúc kết từ kinh nghiệm của bản thân, qua việc quản lý các dự án. Hơn nữa, để có thể có nền tảng vững chắc và chuyên nghiệp về kỹ năng này; một vài khoá học về kiểm soát nguồn tài chính sẽ là chuyên sâu và hiệu quả nhất.

Triển khai và giám sát thực hiện
Triển khai và giám sát là hai kỹ năng bao hàm nhiều tố chất cần thiết nhất. Để hoàn thành tốt việc triển khai và giám sát hoạt động nhân viên sự kiện cần:

Khả năng giao tiếp: nhân viên tổ chức sự kiện cần có khả năng giao tiếp tốt để có thể điều phối nhân sự; phân chia công việc và điều hành luồng công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất. Cần cứng rắn và mềm mỏng đúng lúc để tối ưu hoá khả năng của từng nhân sự cũng như tối ưu hoá cơ hội và hạn chế rủi ro.

Kỹ năng quản lý thời gian: Việc lên một kế hoạch, lịch trình chi tiết đến từng giây từng phút sẽ giúp tiết kiệm một khoảng thời gian khá lớn đối với toàn bộ ekip. Việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn xử lý được những khủng hoảng bất ngờ xảy đến đối với một việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Một ý chí kiên định: Cần có khả năng bao quát mọi thứ; nắm rõ từng chi tiết nhỏ nhất trong sự kiện và đôi khi phải đảo ngược tình thế để mọi việc được diễn ra đúng kế hoạch. Giải quyết vấn đề và những khó khăn một cách nhanh chóng. Sẽ không có quá nhiều thời gian để bạn có thể đưa ra một quyết định; kỹ năng tổ chức sự kiện vững vàng sự nhạy cảm; tinh tế là điều cần thiết để có thể giải quyết mọi việc nếu không may chúng không đi theo kế hoạch. Nếu là một leader, không thể đưa ra những quyết định nóng vội và ngu xuẩn và vì thế hãy thể hiện bản lĩnh của một người dẫn đầu; vì thế tất cả thành viên trong nhóm sẽ nghe theo sự sắp xếp và trông cậy vào quyết định của bạn; họ tuyệt đối sẽ không muốn nhìn thấy một leader run rẩy, dễ dao động.

Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi.
Tập trung vào từng chi tiết dù là nhỏ nhất: ở vị trí giám sát, bạn không cần phải tự tay làm mọi việc nhưng trên hết; bạn cần nắm được yêu cầu chung; yêu cầu cụ thể mà khách hàng đưa ra cho từng khu vực, từng hoạt động để có thể giám sát và đánh giá đúng về chất lượng của khu vực/ hoạt động đó để có thể kịp thời điều chỉnh.

Hoạch định và quản lý rủi ro

Một sự kiện diễn ra không thể tránh khỏi những sai sót dù lớn hay nhỏ. Tuy nhiên, đối với một sự kiện chuyên nghiệp; việc đề ra những rủi ro và phòng ngừa chúng là một điều hết sức quan trọng.

Càng nhiều rủi ro được đề ra và dự đoán thì càng ít những rủi ro xảy ra gây ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện. Đối với những sự kiện lớn và chuyên nghiệp, nhân viên sự kiện luôn có một kế hoạch dự phòng rủi ro; với những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc và tính chất sự kiện; và những phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hưởng đến chương trình. Chẳng hạn như mưa bão; khách mời quá ít, quá đông, mất điện, hư hỏng trang thiết bị, tình huống ẩu đả, …

Là một nhân viên tổ chức sự kiện, bạn cần phải đặc biệt nhạy cảm với các rủi ro. Để có thể quản lý và xử lý được rủi ro, cần nhanh chóng xác nhận dạng vấn đề/tình huống để có thể kịp thời đánh giá và xử lý. Cần có một phương pháp logic có hệ thống, bao gồm thiết lập bối cảnh; xác định; phân tích; đánh giá; xử lý; giám sát và chia sẻ rủi ro có liên quan với tất cả các hoạt động khác; chức năng; quá trình để giảm thiểu thiệt hại và tối đa hoá cơ hội.

Trên đây là những yếu tố để trở thành một nhà quản lý sự kiện Chuyên Nghiệp, hi vọng bài viết sẽ hữu ích với nhiều bạn trẻ có đam mê và nhiệt huyết về lĩnh vực tổ chức sự kiện. AsiaVina luôn sẵn sàng nhận và chia sẻ thông tin, đào tạo và tạo điều kiện cho các bạn có nhu cầu tìm hiểu về lĩnh vực này.

Các bạn có mong muốn làm cộng tác viên của công ty vui lòng liên hệ theo thông tin: