Những rủi ro thường có trong tổ chức sự kiện và cách khắc phục

Rủi trong trong tổ chức sự kiện là những ảnh hưởng không thể lường trước đến sự kiện có thể là tích cực hoặc tiêu cực.

Rủi ro xuất hiện khi nào?

Rủi ro trong sự kiện có thể xảy ra bất cứ lúc nào, ở khâu ý tưởng hay quá trình tổ chức chương trình. Không ai biết trước chuyện gì đang đến và sẽ đến… Chính vì vậy, Tổ chức sự kiện thường được ví như một quả bom hẹn giờ. Não của một người làm sự kiện hầu như lúc nào cũng phải căng như dây đàn vì cùng một lúc, họ phải chịu rất nhiều áp lực, trách nhiệm và hàng tá công việc mà vẫn phải làm mọi cách để đảm bảo quản trị rủi ro sao cho sự kiện của mình “nổ” đúng nơi, đúng thời điểm.

- Ý tưởng sự kiện bị thay đổi vào giờ chót…

- Nhà cung cấp không giao hàng đúng thời gian quy định…

- Set-up hội trường chỉ trong một tiếng đồng hồ…

Nhóm rủi ro thường gặp?

Rủi ro do môi trường thiên nhiên có thể hiểu là các yếu tố bất thường về thời tiết xảy ra ngoài dự tính, ảnh hưởng đến khâu tổ chức khiến event có thể bất ngờ thành công hoặc thất bại, thậm chí ảnh hưởng đến tính mạng người tham dự.

Rủi ro về nhân lực: Đây là rủi ro xuất phát từ nhân sự tham gia tổ chức, gây ảnh hưởng đến việc tổ chức sự kiện, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi mặt của event bởi vì từng khâu trong event đều được hoàn thành dưới sự tác động của con người, do đó, mọi khâu trong Event đều có thể bị ảnh hưởng bởi nhân sự đang đảm trách .

Thời gian: Phân bổ thời gian không hợp lý, thời gian chuẩn bị ý tưởng quá dài, thời gian triển khai quá ngắn. Hoặc uớc lượng thời gian không phù hợp cho từng khâu trong quá trình tổ chức. Thời điểm tổ chức không phù hợp với mục đích Event.

Nhà cung cấp, nguồn lực tài chính: Nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu công việc. Ngoài ra còn có những rủi ro về tài chính. Rủi ro này cũng có thể coi là hệ quả của các rủi ro khác, như không có người tham dự, công ty không hoàn đủ vốn thì sẽ lỗ, có công ty còn phá sản.

Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện

Quản trị rủi ro là quản trị các nguồn lực thời lực, vật lực, nhân lực để hạn chết ảnh hưởng tiêu cực và phát huy ảnh hưởng tích cực khi rủi ro xảy ra.

Giải pháp quản lý rủi ro

Để có thể quản trị được những rủi ro trong Event,người làm công tác quản lý tổ chức sự kiện cần phải cân bằng được ba yếu tố thời gian, con người và các nguồn lực về tài chính sẽ giúp người làm Event hạn chế những rủi ro và tăng xác suất thành công cho chương trình.

Nhân sự tổ chức: Giao việc cho những cá nhân đủ khả năng, chọn mặt gởi vàng.

Tiến hành đào tạo nhân sự: hiểu rõ các khâu của Event, để giúp tạo một kế hoạch phù hợp và nhanh chóng xử trí khi có rủi ro xảy ra.Cần có các biện pháp kiểm soát chất lượng công việc phù hợp, ví dụ như báo cáo hàng ngày, hoặc chia nhỏ các cấp quản lý, kiểm soát chéo để đảm bảo chất lượng.

Về thời gian: Tiến hành một kế hoạch tốt và quyết tâm thực hiện theo kế hoạch đó.

Để có được kế hoạch này, ta cần:

- Hiểu rõ được toàn bộ nội dung công việc, các khâu cần thiết để tổ chức Event: khâu lên ý tưởng, triển khai, chạy thử, tổ chức và hậu event. Các phương pháp có thể dùng như brainstorming, sử dụng các checklist đã có và bổ sung các hạng mục cần thiết….

- Xác định được thứ tự ưu tiên các công việc, các hạng mục cần triển khai.

- Tuyệt đối không chủ quan: Luôn có thời gian và phương án dự phòng.

- Phân công rõ ràng, cụ thể và theo đúng timeline đã đặt ra để đảm bảo tiến độ công việc.

- Lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức.

Các nguồn lực về tài chính: Cần có các bộ phận chuyên trách đảm nhiệm về mảng tài chính. Kiểm soát tài chính, nguồn lực của công ty. Hãy trả tiền để mua về các giải pháp, hãy lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, đã làm việc quen và hiểu ý chúng ta, như vậy sẽ rất dễ dàng để làm việc.

Tel/fax: 02543.893.879 

Hotline: 0938.709.679 – Mr.Dũng

NẾU BẠN CÓ THẮC MẮC GÌ HÃY

 ONLINE SUPPORT Zalo & Viber