NHỮNG THIẾT BỊ CẦN CÓ CHO TIỆC TẤT NIÊN CÔNG TY CUỐI NĂM

Tiệc tất niên (Year End Party) là sự kiện quan trọng cuối năm của mỗi doanh nghiệp, là dịp để toàn thể cán bộ nhân viên cùng nhìn lại chặng đường phát triển đã qua. Để tạo nên một đêm tiệc thăng hoa về cảm xúc, chỉn chu về mặt hình ảnh và vận hành mượt mà, việc chuẩn bị hệ thống thiết bị tiệc tất niên giữ vai trò then chốt.

Vậy một buổi tiệc tất niên cuối năm cần những thiết bị nào? Cùng Asia Vina tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé!

1. Nhà bạt sự kiện, dù sự kiện nếu như tổ chức tiệc ngoài trời

Nếu doanh nghiệp lựa chọn tổ chức tiệc tất niên tại khuôn viên công ty, hoặc khu resort ngoài trời, hệ thống che chắn an toàn là hạng mục bắt buộc phải chuẩn bị để ứng phó với diễn biến thời tiết:

• Nhà bạt sự kiện (Nhà bạt không gian): Khung giàn không gian hợp kim nhôm hoặc sắt mạ kẽm kiên cố, mái bạt PVC chống thấm nước. Nhà bạt vừa đảm bảo an toàn tuyệt đối trước mưa nắng, vừa tạo không gian chuyên nghiệp.
• Dù sự kiện cũng là sự lựa chọn phù hợp cho các không gian ngoài trời rộng rãi. Đây là giải pháp thi công nhanh chóng, giúp che nắng che mưa hiệu quả và mang lại cảm giác thoáng đãng, rộn ràng cho ngày tất niên cuối năm.

2. Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình led chuyên nghiệp

Khu vực sân khấu trung tâm được xem “ trái tim” của toàn bộ đêm tiệc tất niên. Đây là nơi diễn ra xuyên suốt các hoạt động trong chương trình. Hệ thống thiết bị kỹ thuật tại sân khấu bao gồm:

• Sân khấu lắp ghép kiên cố: Khung sắt chịu lực chắc chắn, chiều cao linh hoạt, mặt sàn gỗ phủ thảm sang trọng
• Âm thanh tiệc tất niên chuyên nghiệp: Đa dạng công suất với hệ thống loa monitor, loa arry… micro không dây cao cấp, bàn mixer điều khiển âm thanh chuyên nghiệp
• Hệ thống ánh sáng: Sử dụng đèn Par LED đổi màu tạo nền không gian, đèn Beam làm nổi bật sân khấu, đèn Follow làm bùng nổ cho các tiết mục nghệ thuật.
• LED Indoor/Outdoor: với nhiều kích thước và độ phân giải, phù hợp với không gian tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời.

3. Backdrop, photobooth chụp hình lưu giữ kỷ niệm

Khu vực check-in chào đón khách mời là vị trí đầu tiên tạo ấn tượng và là nơi lưu giữ những bức ảnh tập thể đầy ý nghĩa của doanh nghiệp

Backdrop check-in tiệc tất niên có thể thi công bằng khung sắt bắn bạt hiflex chất lượng cao và được thiết kế photobooth theo concept/theme riêng của chương trình kết hợp hashtag cầm tay giúp cán bộ nhân viên có những tấm hình check-in lung linh nhất.

4. Bàn ghế tiệc tất niên

Không gian ẩm thực và vị trí ngồi của khách mời phản ánh trực tiếp sự chu đáo và chuyên nghiệp của ban tổ chức, việc lựa chọn bàn ghế tiệc cần đảm bảo tính thẩm mỹ và đồng bộ:

• Bàn tròn tiệc tất niên đường kính 1.2m hoặc 1m6 phục vụ tiệc ngồi truyền thống. Đi kèm khăn phủ bàn 2 lớp, mâm xoay kính cường lực và trang trí bình hoa tại trung tâm.
• Bàn chữ nhật IBM / Bàn Bar/ Bàn cocktail: thường được sử dụng cho hình thức tiệc Buffet hoặc khu vực thưởng thức đồ uống đón khách.
• Ghế sự kiện tiêu chuẩn: Thường sẽ sử dụng ghế banquet bọc nệm êm ái đi kèm áo ghế và nơ trang trí cùng tone màu nhận diện thương hiệu công ty (đỏ, vàng, xanh dương...). Trong trường hợp ngân sách thấp có thể sử dụng ghế nhựa có hoặc không có lưng tựa.

Đặc biệt Asia Vina có cung cấp bàn tiệc tròn 1m6 có mâm kính xoay, đây là loại bàn hiếm có trên thị trường. Loại bàn 1m6 thích hợp cho các doanh nghiệp có nhiều khách mời nước ngoài hoặc đơn giản là mong muốn khách mời có chỗ ngồi thoải mái hơn.

5. Các thiết bị phụ trợ khác

Ngoài những thiết bị cần thiết bên trên, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm một số thiết bị phụ trợ để chương trình tiệc tất niên được chuyên nghiệp và thuận tiện hơn:

• Quạt hơi nước, quạt công nghiệp: Giúp làm mát khu vực tổ chức, đặc biệt phù hợp với các sự kiện ngoài trời hoặc không gian đông người.
• Barie, trụ inox: Dùng để phân luồng khách mời, tạo lối đi và kiểm soát khu vực trong chương trình.
• Máy phát điện: Đảm bảo nguồn điện dự phòng, hạn chế gián đoạn chương trình khi xảy ra sự cố mất điện hoặc quá tải.
• Nhà vệ sinh di động: Phù hợp với các sự kiện ngoài trời, khu vực tổ chức xa nhà vệ sinh cố định hoặc chương trình có đông khách tham dự.

6. Quy Trình 5 Bước Thuê Thiết Bị Tất Niên Chuyên Nghiệp

Bước 1: Tiếp nhận thông tin nhu cầu và khảo sát mặt bằng thực tế

Đơn vị tổ chức sự kiện tất niên tiến hành đo đạc kích thước khu vực tổ chức, khảo sát lối vận chuyển thiết bị và kiểm tra nguồn điện công suất tại địa điểm.

Bước 2: Lập phương án thiết bị và báo giá chi tiết

Bản báo giá bóc tách cụ thể từng hạng mục: số lượng loa, đèn, m2 màn hình LED, kích thước sân khấu, loại bàn ghế và chi phí nhân sự vận chuyển thi công.

Bước 3: Ký kết hợp đồng dịch vụ và chốt phương án dự phòng

Thống nhất thời gian bàn giao, điều khoản thanh toán và lên kịch bản xử lý rủi ro kỹ thuật

Bước 4: Vận chuyển, thi công lắp đặt và tổng duyệt kỹ thuật

Đội ngũ kỹ thuật thi công hoàn thiện hạ tầng trước giờ mở cửa từ 3-5 tiếng, tiến hành test âm thanh, căn chỉnh ánh sáng và chạy thử video clip trên màn LED.

Bước 5: Túc trực điều khiển sự kiện, tháo dỡ và nghiệm thu

Kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, màn hình LED túc trực 100% thời gian sự kiện để điều phối theo kịch bản của MC. Sau khi kết thúc tiệc, tiến hành tháo dỡ nhanh chóng, hoàn trả mặt bằng

7. Có nên thuê trọn gói thiết bị tiệc tất niên

Nhiều doanh nghiệp phân vân giữa việc tự thuê lẻ từng thiết bị hay chọn giải pháp thuê trọn gói thiết bị tiệc tất niên. Thực tế chứng minh dịch vụ trọn gói mang lại nhiều lợi thế vượt trội:

7.1 Tối ưu chi phí và kiểm soát ngân sách hiệu quả

Khi thuê trọn gói thiết bị từ một nhà cung cấp duy nhất, doanh nghiệp sẽ nhận được mức chiết khấu ưu đãi cao hơn, đồng thời tiết kiệm đáng kể chi phí vận chuyển riêng lẻ và phí quản lý hợp đồng.

7.2 Đồng bộ hệ thống kỹ thuật và giảm thiểu rủi ro vận hành

Các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED cùng một nhà cung cấp được thiết kế đồng bộ về chuẩn kết nối tín hiệu và công suất điện, tránh tình trạng xung đột kỹ thuật hoặc nhiễu sóng micro giữa chừng.

7.3 Kết hợp trọn gói thiết bị và nhân sự sự kiện chuyên nghiệp

Ngoài phần cứng thiết bị, các đơn vị tổ chức tất niên uy tín như Asia Vina còn cung cấp trọn gói nhân sự sự kiện tiệc tất niên bao gồm: MC dẫn chương trình, ca sĩ, nhóm nhảy, ban nhạc và ekip quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp.

Sự kết hợp ăn ý giữa ekip kỹ thuật và nhân sự biểu diễn giúp đêm tiệc diễn ra thăng hoa và tràn ngập năng lượng.

8. Asia Vina – Đơn Vị Cho Thuê Thiết Bị Tiệc Tất Niên Trọn Gói, Uy Tín

Nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp cho thuê thiết bị tiệc tất niên hoặc tổ chức sự kiện tất niên chuyên nghiệp. Công ty tổ chức sự kiện Asia Vina là đối tác tin cậy hàng đầu với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện sẵn sàng lên mọi phương án tổ chức phù hợp với yêu cầu của từng khách hàng với:

• Kho thiết bị hiện đại, sẵn có được đầu tư và bảo dưỡng định kỳ
• Đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm được đào tạo bài bản, xử lý tình huống linh hoạt, đảm bảo sự kiện vận hành an toàn và hoàn hảo 100%.
• Báo giá tổ chức tất niên trọn gói minh bạch, không phát sinh chi phí ẩn.

Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức tất niên trọn gói tại TPHCM, Đồng Nai, Biên Hòa, Vũng Tàu thì hãy liên hệ ngay với Asia Vina Event qua hotline 0938 709 679 để được hỗ trợ và tư vấn nhanh chóng!