Thiết Bị Tiệc Ngoài Trời Gồm Những Gì? Checklist 5 Nhóm Cần Có

Tiệc ngoài trời càng rộng, khâu chuẩn bị thiết bị càng không thể làm qua loa. Thiếu mái che, âm thanh yếu, ánh sáng không đủ hay mất điện giữa chương trình đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời. Vậy tiệc ngoài trời cần thuê những thiết bị nào? Cùng Asia Vina điểm qua checklist 5 nhóm thiết bị tiệc ngoài trời quan trọng mà doanh nghiệp không thể bỏ qua!

1. Mái che và thiết bị bảo vệ không gian tiệc

Với tiệc ngoài trời, mái che là hạng mục cần tính đến đầu tiên bởi thời tiết có thể thay đổi bất ngờ. Một phương án phù hợp không chỉ giúp khách mời tránh nắng, mưa mà còn tạo khu vực tổ chức ổn định cho bàn tiệc, sân khấu và các hoạt động bên ngoài.

Tùy quy mô và địa điểm, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Nhà bạt không gian: Phù hợp với tiệc tất niên, gala dinner, khai trương hoặc sự kiện có đông khách. Có thể che phủ diện tích lớn và bố trí kết hợp với sân khấu, bàn tiệc bên trong.
• Nhà bạt rút: Gọn nhẹ, dễ lắp đặt, phù hợp cho khu vực check in, teabreak, booth trưng bày hoặc khu vực đón khách.
• Dù sự kiện: Dù tròn 1 mái hoặc 2 mái là lựa chọn linh hoạt để che nắng cho bàn tiệc, khu vực nghỉ chân và lối đón khách.
• Cổng chào: Bố trí tại lối vào để tạo điểm nhận diện, đồng thời giúp khách dễ dàng xác định khu vực diễn ra chương trình.

Lưu ý: Không nên chỉ chọn mái che dựa trên diện tích cần phủ. Nền đất, hướng gió, khả năng thoát nước và vị trí lắp đặt đều cần được khảo sát trước để đảm bảo hệ thống chắc chắn và phù hợp với mặt bằng thực tế.

2. Hệ thống âm thanh, ánh sáng và LED cho tiệc ngoài trời 

Không có tường và trần để hỗ trợ phản âm, âm thanh ngoài trời dễ bị phân tán, trong khi ánh sáng cũng nhanh chóng suy giảm khi chương trình bước vào buổi tối. Vì vậy, không thể bê nguyên cấu hình thiết bị trong nhà ra sử dụng mà cần tính theo diện tích, số lượng khách và khoảng cách từ sân khấu đến khu vực cuối.

Các hạng mục thường cần có gồm:

• Loa Line Array: Phù hợp với không gian rộng và chương trình đông người, giúp âm thanh truyền xa và phủ đều khu vực khách ngồi thay vì chỉ tập trung ở phía trước sân khấu.
• Micro, bàn mixer và thiết bị xử lý âm thanh: Đảm bảo giọng MC, phần phát biểu và các tiết mục biểu diễn rõ ràng, hạn chế hú rít hoặc âm thanh bị chênh lệch giữa các khu vực.
• Đèn sân khấu: Par LED, Moving Head và đèn hiệu ứng giúp làm nổi bật sân khấu, nhân vật và các tiết mục khi chương trình diễn ra vào buổi tối.
• Đèn chiếu sáng khu vực: Bổ sung ánh sáng cho bàn tiệc, lối đi, khu vực check in và khu vực hậu cần. Đây là hạng mục quan trọng để khách di chuyển thuận tiện và hạn chế các điểm tối trong không gian.
• Màn hình LED Outdoor: Có độ sáng cao hơn màn hình trong nhà, phù hợp để trình chiếu video, hình ảnh và nội dung chương trình trong điều kiện ánh sáng ngoài trời.

Một hệ thống tốt không chỉ cần đủ thiết bị mà phải đủ công suất và bố trí đúng vị trí. Với khuôn viên lớn, cần tính đến khoảng cách từ sân khấu đến bàn cuối, hướng gió và điều kiện ánh sáng thực tế để tránh tình trạng khách phía sau nghe không rõ hoặc không nhìn được nội dung trên màn hình.

3. Sân khấu và thiết bị hỗ trợ mặt bằng

Sân khấu là tâm điểm của các chương trình ngoài trời, từ gala dinner, tiệc tất niên đến lễ kỷ niệm và hoạt động nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, nền cỏ, đất, cát hay bê tông đều có đặc điểm khác nhau. Vì vậy, bên cạnh sân khấu, doanh nghiệp cần lựa chọn thêm các thiết bị hỗ trợ phù hợp để đảm bảo khu vực tổ chức chắc chắn, sạch sẽ và thuận tiện.

Các hạng mục thường được sử dụng gồm:

• Sân khấu lắp ráp: Là khu vực dành cho MC, ca sĩ, phát biểu và các tiết mục chính. Kích thước, chiều cao và khả năng chịu lực cần được tính theo quy mô chương trình và số lượng thiết bị sử dụng.
• Khung Truss: Hệ khung kim loại dùng để treo đèn, loa, màn hình LED và các hạng mục trang trí phía trên hoặc hai bên sân khấu, giúp hệ thống được bố trí chắc chắn và gọn gàng.
• Thảm trải sàn: Phù hợp với lối đi, khu vực sân khấu hoặc bàn tiệc, giúp hạn chế bụi bẩn, bùn đất và tạo bề mặt sạch sẽ, đồng bộ hơn cho không gian.
• Sàn nâng: Thích hợp với nền cỏ, đất hoặc mặt bằng chưa bằng phẳng, tạo bề mặt ổn định để dựng sân khấu, bố trí bàn ghế và tổ chức các hoạt động.

Lưu ý: Trước khi lắp đặt, cần khảo sát độ bằng phẳng, chất nền, khả năng chịu lực và lối vận chuyển thiết bị. Đây là cơ sở để lựa chọn kết cấu sân khấu và phương án thi công phù hợp với từng địa điểm.

4. Bàn ghế và khu vực đón tiếp khách

Một không gian tiệc đẹp chưa đủ nếu khách mời không có chỗ ngồi thoải mái, khu vực dùng tiệc bất tiện hay phải xếp hàng tại điểm check in. Vì vậy, bàn ghế và các khu vực phục vụ khách cần được tính toán theo số lượng người, hình thức tiệc và cách di chuyển trong suốt chương trình. Doanh nghiệp có thể bố trí:

• Bàn tròn và ghế tiệc: Phù hợp với gala dinner, tiệc tất niên hoặc các chương trình phục vụ dùng bữa. Số lượng bàn cần tính theo số khách để đảm bảo khoảng cách giữa các bàn và lối đi cho nhân viên phục vụ.
• Bàn teabreak: Dùng để bố trí bánh, trái cây, nước uống và các món ăn nhẹ. Nên đặt gần khu vực khách tập trung nhưng tránh chắn lối đi hoặc khu vực sân khấu.
• Bàn cocktail: Thích hợp cho khu vực đón khách, giao lưu hoặc tiệc đứng. Kiểu bàn này chiếm ít diện tích nhưng vẫn tạo chỗ để khách đặt thức uống và trò chuyện.
• Photo Booth và backdrop check in: Tạo một điểm chụp ảnh riêng cho khách mời, đồng thời có thể đưa logo, tên chương trình hoặc thông điệp doanh nghiệp vào thiết kế để tăng nhận diện.
• Bảng hashtag và phụ kiện trang trí: Có thể kết hợp cùng backdrop, Photo Booth hoặc khu vực đón khách để tạo điểm nhấn và khuyến khích khách chụp ảnh, chia sẻ khoảnh khắc của chương trình.

Với sự kiện ngoài trời, việc bố trí các khu vực nên được tính toán ngay từ đầu thay vì đặt thiết bị theo phần diện tích còn lại. Bàn tiệc, khu vực check in, teabreak và lối di chuyển cần có khoảng cách hợp lý để khách sử dụng thuận tiện mà không ảnh hưởng đến hoạt động của chương trình.

5. Thiết bị phụ trợ và phương án dự phòng

Một sự kiện ngoài trời có thể đầy đủ sân khấu, âm thanh và ánh sáng nhưng vẫn bị gián đoạn nếu mất điện, trời mưa hoặc khu vực khách di chuyển không được kiểm soát. Vì vậy, các thiết bị phụ trợ và phương án dự phòng cần được chuẩn bị song song để chương trình luôn chủ động trước những tình huống phát sinh.

Doanh nghiệp nên cân nhắc trang bị thêm một số hạng mục như:

• Máy phát điện: Đảm bảo nguồn điện dự phòng khi địa điểm không đủ tải hoặc xảy ra sự cố, đặc biệt với chương trình sử dụng nhiều thiết bị công suất lớn.
• Quạt công nghiệp, quạt hơi nước: Hỗ trợ làm mát khu vực khách ngồi, nhất là các buổi tiệc tổ chức ban ngày hoặc trong thời tiết nóng.
• Barie phân khu: Phân cách khu vực kỹ thuật, hậu cần, sân khấu hoặc khu vực VIP, giúp kiểm soát không gian và hạn chế khách đi vào khu vực không phận sự.
• Dây nhung dẫn lối: Hỗ trợ phân luồng khách tại khu vực đón tiếp, check in hoặc lối vào VIP, giúp việc di chuyển rõ ràng và trật tự hơn.
• Thiết bị và phương án chống mưa: Có thể chuẩn bị bạt phủ, mái che bổ sung và phương án bảo vệ thiết bị khi thời tiết thay đổi, đặc biệt với sự kiện diễn ra trong thời gian dài.

6. Tổng hợp 3 kinh nghiệm cần biết khi thuê thiết bị tiệc ngoài trời

Không phải tiệc ngoài trời nào cũng cần cùng một danh sách thiết bị. Một buổi tiệc 50 khách tại sân vườn sẽ có yêu cầu rất khác so với gala dinner 500 khách tại khuôn viên nhà xưởng. Để hạn chế phát sinh trong quá trình thi công, doanh nghiệp nên lưu ý 3 điểm sau.

6.1. Khảo sát địa điểm trước khi chọn thiết bị

Cùng một quy mô sự kiện nhưng địa điểm khác nhau có thể cần phương án thiết bị hoàn toàn khác. Nền cỏ, nền đất, bãi biển hay sân bê tông sẽ ảnh hưởng đến cách dựng nhà bạt, sân khấu và bố trí bàn ghế.

Khi khảo sát, cần kiểm tra diện tích sử dụng, độ bằng phẳng, hướng gió, nguồn điện và lối xe vận chuyển. Những thông tin này giúp xác định chính xác loại thiết bị, kích thước và phương án lắp đặt.

6.2. Tính thiết bị theo quy mô và công suất thực tế

Không nên chọn loa, đèn, màn hình LED hay máy phát điện chỉ dựa trên số lượng khách. Diện tích khu vực tổ chức, khoảng cách từ sân khấu đến khách và tổng công suất thiết bị mới là cơ sở để đưa ra cấu hình phù hợp.

Đặc biệt, với sự kiện sử dụng nhiều thiết bị điện, cần tính tổng tải trước khi thi công và chuẩn bị nguồn điện dự phòng nếu cần. Điều này giúp hạn chế tình trạng âm thanh yếu, màn hình hoạt động không ổn định hoặc chương trình bị gián đoạn.

6.3. Ưu tiên đơn vị cho thuê có thiết bị và kỹ thuật đồng bộ

Khi thuê nhiều hạng mục từ các đơn vị khác nhau, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc phối hợp vận chuyển, lắp đặt và xử lý sự cố. Một đơn vị cung cấp trọn gói sẽ thuận tiện hơn trong việc đồng bộ thiết bị và kiểm soát tiến độ thi công.

Đặc biệt, nếu tổ chức sự kiện tại TP.HCM, Bà Rịa Vũng Tàu hoặc Đồng Nai, nên ưu tiên đơn vị có kho thiết bị và đội ngũ kỹ thuật tại khu vực. Khi phát sinh vấn đề, ekip có thể hỗ trợ nhanh hơn thay vì phải chờ vận chuyển thiết bị từ nơi khác.

7. Thuê thiết bị tiệc ngoài trời trọn gói cùng Asia Vina

Đã có danh sách thiết bị cần thuê nhưng chưa biết tìm đơn vị nào phù hợp? Với tiệc ngoài trời, thuê từng hạng mục từ nhiều nơi có thể khiến doanh nghiệp khó kiểm soát chi phí, thời gian vận chuyển và quá trình lắp đặt. Một đơn vị có sẵn thiết bị cùng đội ngũ kỹ thuật sẽ giúp các hạng mục được phối hợp đồng bộ hơn.

Khi đó, Asia Vina sẽ là một trong những đơn vị doanh nghiệp có thể cân nhắc khi cần thuê thiết bị sự kiện ngoài trời tại TP.HCM, Bà Rịa – Vũng Tàu và Đồng Nai. Các hạng mục gồm nhà bạt, sân khấu, Truss, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và thiết bị phụ trợ. Với 12 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, Asia Vina có thể hỗ trợ khảo sát mặt bằng và đề xuất phương án phù hợp với quy mô, ngân sách thực tế.

Nếu doanh nghiệp vẫn chưa biết nên thuê thiết bị sự kiện ở đâu hoặc cần tư vấn danh sách thiết bị cho chương trình, hãy liên hệ ngay với Asia Vina để được tư vấn hoàn toàn miễn phí nhé!

Hotline: 0938.709.679
Email: info@asiavina.net