Tổ Chức Sự Kiện Trực Tuyến (Virtual Event) Thành Công: Bí Quyết và Công Cụ

Sau đại dịch, thị trường đang bắt đầu có những bước chuyển dịch mạnh mẽ, đặc biệt là trong hành vi của người tiêu dùng. Mọi hoạt động đều được ưu tiên diễn ra trên nền tảng số (online). Ngành sự kiện, và chụp ảnh áo dài hà nội tất nhiên không nằm ngoài làn sóng mới ấy. Đó cũng là lí do mà ngay từ bây giờ, các nhà tổ chức sự kiện, các agency sự kiện đang gấp rút thay đổi chiến lược, bắt kịp xu hướng, tiên phong thay đổi để khác biệt và mang tới những trải nghiệm mới mẻ cho người tham dự.

Các sự kiện trực tuyến hay sự kiện ảo (virtual event) nghe có vẻ xa xôi nhưng thực tế chúng đã xuất hiện từ năm 1993, khi buổi livestream đầu tiên trên thế giới chỉ với một nội dung cực kỳ đơn giản là đoạn phim ghi lại cảnh… cắn móng tay một nhà pha chế cà phê. Đoạn phát trực tiếp sau này đã thu hút hàng triệu lượt xem. Hiện nay, những hội nghị quy mô lớn thậm chí cũng đã chuyển một phần hoặc hoàn toàn trên nền tảng kỹ thuật số. Việc chuyển các sự kiện từ Offline sang Online có thể giúp cắt giảm chi phí và dấu chân carbon (lượng khí CO2 thải ra ngoài môi trường), đồng thời tiếp cận lượng người tham dự rộng hơn, thậm chí là không giới hạn.

Năm 2018, buổi livestream trên Youtube của Coachella đã mang sự kiện Beyonceui Homecoming tiếp cận hơn 41 triệu người tại hơn 232 quốc gia trên thế giới, thay vì chỉ có vài trăm ngàn người tham dự. Từ tweet trực tiếp (live tweet) đến livestream (phát trực tiếp), các doanh nghiệp và tổ chức đang bắt đầu tích cực tổ chức các sự kiện ảo (virtual event) trên nền tảng website chuyên dụng. Vì vậy, đứng trước xu hướng này, công ty của bạn đã sẵn sàng để “số hoá” sự kiện của chính mình?

SỰ KIỆN ẢO (VIRTUAL EVENT) LÀ GÌ?
Một sự kiện ảo (virtual event) được định nghĩa là bất kỳ cuộc gặp gỡ có tổ chức nào được diễn ra trên nền tảng trực tuyến (online) thay vì một địa điểm thực tế. Các sự kiện này có thể bao gồm từ những buổi thảo luận nhỏ cho đến các buổi hội nghị, hội thảo với hàng ngàn khách tham dự.

Dưới đây là một số hình thức virtual event mà công ty bạn có thể cân nhắc tổ chức.

Những sự kiện hướng dẫn, thủ thuật

Nếu như doanh nghiệp, thương hiệu đang sở hữu một sản phẩm hoặc dịch vụ cần thông tin chi tiết hơn tới khách hàng? Vậy thì các sự kiện trực tuyến với chủ đề hướng dẫn, Q&A, thủ thuật sẽ là một lựa chọn hợp lí.

Loại sự kiện này thường được sử dụng để ra mắt một sản phẩm mới, trả lời câu hỏi thường gặp hoặc tiết lộ các cách sử dụng và tối ưu sản phẩm.

Đào tạo và các khoá học

Các hội thảo trên website (webinar), workshop và các khoá học trực tuyến là các hình thức sự kiện dành cho các chủ đề phức tạp hơn. Hình thức này có thể cung cấp các kiến thức chuyên sâu về một chủ đề cụ thể, hoặc một bộ kỹ năng, công cụ làm việc hoặc hơn thế nữa.

Tổ chức “tour” hậu trường

Đây là cơ hội để công chúng có được góc nhìn chân thực phía sau hậu trường. Với những địa điểm như bảo tàng, phòng trưng bày, nhà hát, sân bay,… đều có thể mang tới cho người xem cái nhìn toàn cảnh về nơi mà họ có thể sẽ ghé thăm. Hoặc thực tế khi làm việc tại những nơi đó sẽ ra sao.

Bên cạnh những nơi có được cho là hấp dẫn như trên, doanh nghiệp của bạn không cần phải là một nơi quá thu hút để thực hiện loại sự kiện này. Việc tham quan phòng thí nghiệm, nhà máy, văn phòng, xưởng làm việc,… cũng sẽ luôn là một trải nghiệm mới mẻ và thu hút đối với những ai chưa từng trải nghiệm hoặc biết tới bạn.

Hỏi đáp, phỏng vấn và các show diễn

Hãy ‘tận dụng’ các chuyên gia nội bộ của bạn để chia sẻ kiến thức theo dạng hỏi đáp trực tiếp. Tổ chức một sự kiện theo dạng “Hỏi tôi bất cứ điều gì” (AMA) trên các nền tảng mạng xã hội để thu hút tương tác trực tiếp với công chúng. (Bạn có thể tham khảo sự kiện trực tuyến nhỏ dạng này với chủ đề “Bill Gates’ Reddit Ask Me Anything”). Hoặc để hấp dẫn hơn, hãy cân nhắc tới việc mời các diễn giả nổi tiếng hoặc nghệ sĩ để tham gia nói chuyện và biểu diễn trong sự kiện của bạn.

Hội nghị và các show biểu diễn

Thậm chí ngay cả các sự kiện quy mô lớn cũng có thể kết hợp yếu tố “ảo” (virtual). Từ Coachella tới SXSW, live concerts và cả các hội nghị cấp cao cũng đã được phát trực tuyến để những người không thể có mặt trực tiếp cũng có thể tham gia tương tác. Hiện nay, đã có rất nhiều hội nghị được tổ chức 100% trên nền tảng online, với phần giao lưu kết nối và các cuộc họp cũng được tích hợp.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN ẢO (VIRTUAL EVENT) – TỔNG HỢP MỘT SỐ CÔNG CỤ HỖ TRỢ HIỆU QUẢ

Có rất nhiều cách để tổ chức một sự kiện trực tuyến hiện nay. Dưới đây là một số dạng sự kiện được tổ chức cùng một số nền tảng hỗ trợ mà bạn có thể áp dụng.

Live Tweeting(*)

Hãy bắt đầu những cuộc thảo luận trực tuyến bằng một sự kiện Live Twitting, tại đó người tham dự có thể đưa ra câu hỏi về một chủ đề, hoặc tổ chức một sự kiện dạng “Ask Me Anything” để thu hút mọi người tương tác trong bài viết.

Sử dụng Story trên mạng xã hội

Có thể bạn đã biết, chức năng Story là một nền tảng tuyệt vời để chia sẻ video và các hướng dẫn bằng hình ảnh, các cuộc phỏng vấn hoặc nhiều hơn thế nữa. Hơn nữa, Story cho phép thêm bộ lọc, các hiệu ứng đặc biệt, nhãn dán, câu hỏi và các khảo sát nhỏ. Bạn còn có thể lưu lại các nội dung này trong phần Highlight để thu hút thêm người xem trong tương lai.

Cách tiếp cận tức thời nhưng “chớp nhoáng” dành cho các sự kiện trực tuyến này có thể được sử dụng với:

InstagramStoriesFacebookStoriesTiktokSnapchat

Webinars (Website – Seminar)

Webinars là một dạng hội thảo với các bài thuyết trình được tổ chức trực tuyến và có thể được thay đổi, lưu trữ và xem lại về sau. Hầu hết thời gian, người thuyết trình sẽ chia sẻ màn hình của họ để trình bày thông tin qua các slide hoặc các bản demo. Những người tham dự có thể đặt câu hỏi trực tiếp qua microphone trên máy tính cá nhân hoặc thông qua các cửa sổ chat trên nền tảng tổ chức webinar.

Một số nền tảng thường được sử dụng để tổ chức các sự kiện webinar hiện nay:

On24GoToWebinarZoomWebinarNinjaLivestormYoutube Livestream

Phát trực tiếp trên mạng xã hội

Với thực tế mọi nền tảng mạng xã hội hiện nay đều sở hữu tính năng phát video trực tiếp, theo đó, livestream được đánh giá là công cụ có khả năng mang lại nhiều tương tác nhất. Theo Facebook, live video trung bình đạt lượng tương tác gấp 6 lần video thông thường.

Một số nền tảng livestream trên mạng xã hội:

Instagram LiveFacebook LiveLinkedIn LiveTikTokTwitter LiveYoutube Livestream

Hội nghị và Kết nối

Với các sự kiện ảo (virtual event) mang tính học thuật và nghiêm túc hơn thì các nền tảng dưới đây sẽ cung cấp các công cụ phù hợp bao gồm phát trực tiếp (livestreaming), phòng chát riêng (chatrooms) và nhiều hơn thế nữa.

Bạn có thể tham khảo các nền tảng sau:

6connexAirMeetBrellaHeySummitHopInRun The WorldVfairs

KINH NGHIỆM THỰC TẾ TRIỂN KHAI CÁC SỰ KIỆN ẢO (VIRTUAL EVENT)

Mọi sự kiện đều phải đối mặt với những thách thức về hậu cần dù là online hay offline. Dưới đây là một số kinh nghiệm đúc rút từ quá trình tổ chức các sự kiện trực tuyến của TG Brand Development để hạn chế tối đa sự cố gián đoạn trong một sự kiện trực tuyến.

1. Lên kế hoạch chu đáo

Cho dù là sự kiện lớn hay nhỏ, online hay offline thì đều cần đến một chiến lược rõ ràng. Đầu tiên hãy bắt tay vào việc lên mục tiêu lớn (key goal) và chủ đề chính, sau đó triển khai chi tiết hơn các hoạt động dựa theo chủ đề đó. Bạn càng lên kế hoạch sớm bao nhiêu thì mọi thứ càng trở nên dễ dàng và trơn tru hơn về sau.

Trước khi tổ chức một sự kiện trực tuyến, hãy đảm bảo bạn trả lời được các câu hỏi sau:

Bạn sẽ mang tới trải nghiệm gì cho khách mời?Các nội dung sẽ được nhìn thấy ở đâu?Các truy cập vào sự kiện sẽ được kiểm soát hay hoàn toàn tự do?Khi nào là thời điểm thích hợp nhất để sự kiện diễn ra?Có nên yêu cầu đăng ký tham dự sự kiện từ trước?Bạn sẽ truyền thông cho sự kiện thế nào?Bạn sẽ kết hợp làm việc với những đối tác nào để tổ chức sự kiện?Mọi người vẫn có thể truy cập vào sự kiện ngay cả khi nó đã kết thúc?KPI và dữ liệu mà bạn đặt ra và tracking theo là gì?

2. Lựa chọn đúng thời điểm

Bất kể quy mô hay nền tảng nào thì việc lựa chọn đúng thời điểm để tổ chức sự kiện cũng đều rất quan trọng. Trước khi thông báo thời gian chính thức tới khách mời, hãy thử dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo rằng không có sự kiện nào tương tự diễn ra trong cùng thời điểm, hoặc trùng với kỳ nghỉ lễ, lễ hội nào đó.

Nếu bạn tổ chức một sự kiện với quy mô toàn cầu, bạn cũng cần cân nhắc vấn đề múi giờ. Hãy lựa chọn khung thời gian thuận tiện nhất cho tất cả các khách mời. Trong trường hợp không thể sắp xếp thời gian phù hợp cho tất cả mọi người, vậy thì hãy đảm bảo rằng tất cả các nội dung đều có thể được truy cập sau khi sự kiện kết thúc. Hoặc bạn có thể cân nhắc phương án lên kế hoạch cho nhiều phiên họp và nhiều sự kiện khác nhau dành cho từng múi giờ khác nhau.

Hãy đọc các chỉ số phân tích để biết rằng nhóm công chúng mục tiêu của mình thường online giờ nào. Và để chắc chắn hơn, bạn có thể làm một cuộc khảo sát thăm dò ý kiến trước khi lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện.

3. Quảng bá sự kiện

“Cứ làm đi rồi họ sẽ đến” (Build it and they will come) sẽ được cho là ảo tưởng, nhưng “Cứ truyền thông đi rồi họ sẽ đến” (Promote it and they will come) thì ngược lại, chắc chắn sẽ đem tới kết quả trong thực tế. Đặc biệt là khi bạn tạo ra những ưu đãi/lợi ích đủ tốt cho khách mời.

Hãy tìm ra những điểm khác biệt nhất, nổi bật nhất của sự kiện mà bạn sẽ mang tới cho những người tham dự. Đó có thể là một diễn giả nổi tiếng, những chia sẻ thực tế về kinh nghiệm, kỹ năng, một cơ hội hiếm có để mở rộng network,… Dù là gì đi chăng nữa, thì cũng hãy đảm bảo rằng những thông điệp này được truyền đi một cách rõ ràng và rộng rãi theo kế hoạch truyền thông của bạn.

Thông tin chi tiết về sự kiện qua email hoặc các trang mạng xã hội. Nếu bạn định chạy quảng cáo, hãy tiếp cận đối tượng mục tiêu một cách có chiến lược, dưới hình thức phù hợp nhất.

Tận dụng các nền tảng mạng xã hội để quảng bá: Tạo bài viết đếm ngược trên Instagram Stories, tạo Sự kiện trên Facebook với đầy đủ thông tin giới thiệu về sự kiện. Đăng tải thông tin sự kiện của bạn lên một số trang chuyên về tổ chức sự kiện, truyền thông, marketing hoặc các trang có liên quan tới chủ đề của sự kiện để không bỏ lỡ bất cứ khách hàng nào.

Đừng quên, diễn giả hoặc người nổi tiếng sẽ tham dự sự kiện chính là những kênh truyền thông hiệu quả và có tầm ảnh hưởng nhất. Vì vậy hãy nhờ các diễn giả đặt nhẹ một chiếc link liên quan tới sự kiện để mọi người có thể dễ dàng tìm hiểu thông tin và đăng ký tham dự.

4. Chuẩn bị sẵn phương án cho các sự cố kỹ thuật

Nếu xảy ra sự cố về kỹ thuật, đồng nghĩa với toàn bộ sự kiện trực tuyến sẽ bị gián đoạn.

Vậy nên trước khi sự kiện bắt đầu, hãy kiểm tra đường truyền mạng nơi bạn tổ chức, đồng thời nhắc các diễn giả kiểm tra luôn kết nối của họ. Chuẩn bị các phương án dự phòng cho hình ảnh, các bài thuyết trình phòng khi các file bị lỗi hoặc không tải lên được.

Nhờ rằng trong nhóm khách mời của bạn không phải ai cũng ‘sành’ công nghệ. Hãy phân tích trước một số lỗi hoặc khó khăn mà khách mời có thể gặp phải trong quá trình tham dự sự kiện online, sau đó tổng hợp lại thành một hướng dẫn FAQs và gửi trước cho khách mời. Nếu bạn có một đội ngũ hỗ trợ trực tiếp thì càng tốt, nhưng cũng vẫn phải đảm bảo rằng người tham dự biết nên hỏi ai và ở đâu nhé!

5. Đảm bảo khách mời dễ tiếp cận nội dung

Cũng giống như sự kiện trực tiếp, các sự kiện ảo (virtual event) cũng cần có được tầm nhìn bao quát và khả năng truy cập dễ dàng. Hãy đảm bảo rằng ngôn ngữ truyền tải rõ ràng, font chữ đủ lớn, màu sắc trên màn hình hợp lí, không gây mỏi mắt khi phải nhìn trong thời gian dài.

Chuẩn bị đầy đủ hình ảnh và chú thích đối với file ghi âm và phần mô tả đối với các file hình ảnh.

6. Khuyến khích tương tác

Công thức đơn giản như sau: Nếu bạn tạo ra nhiều cơ hội cho sự tương tác, khách mời chắc chắn sẽ tham gia. Tại sao ư? Đó chính là cảm giác được nhìn thấy trực tiếp “kết qủa” cho sự tương tác của bản thân.

Ví dụ đơn giản: Yêu cầu người xem gửi câu hỏi trong các phần bình luận hoặc thông qua một công cụ trò chuyện có sẵn. Mọi người sẽ có xu hướng đặt câu hỏi xoay quanh chủ đề được đưa ra và chờ đợi xem họ có được phản hồi hay không. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng bạn có một người phụ trách trả lời câu hỏi của khách mời.

Thực tế trên nền tảng trực tuyến luôn có sẵn các tính năng tương tác. BTC có thể khuyến khích khách mời tham gia các câu hỏi khảo sát nhỏ hoặc trả lời câu đố vui liên quan tới chủ đề. Ghi nhận những câu hỏi, yêu cầu từ phía người tham dự và đưa ra gợi ý, câu trả lời. Hoặc đơn giản là gọi tên các khách mời mỗi khi họ xuất hiện trên màn hình lớn. Cuối sự kiện, đừng quên khuyến khích khách mời để lại phản hồi (feedback) và cảm nhận chung về sự kiện để BTC có thể cải thiện và mang tới trải nghiệm tốt hơn trong những sự kiện tiếp theo.

KẾT LUẬN

Trên đây là tất cả những thông tin được tổng hợp lại về sự kiện ảo (sự kiện trực tuyến). Hi vọng với những thông tin trên, các doanh nghiệp, công ty và cá nhân tổ chức sự kiện có thể nắm bắt được phương thức tổ chức loại hình sự kiện, dù không mới, nhưng đã và đang định hình trở thành xu hướng & hứa hẹn sẽ bùng nổ trên phạm vi toàn cầu trong tương lai tới đây – Virtual Event!

(*) Post trực tiếp lên mạng xã hội Twitter về những việc đang diễn ra.

St!