Tổ chức tiệc tất niên và những điều cần biết

Cuối năm là thời điểm các doanh nghiệp nhìn lại một năm hoạt động của mình. Đây là thời điểm, tập thể nhân viên trong công ty nhìn lại chặng đường một năm đã qua. Đồng thời đặt ra những mục tiêu, kế hoạch cho năm sau. Để kỉ niệm sự kiện này không gì hoàn hảo hơn một buổi tiệc cuối năm ấm cúng, vui vẻ. Cùng AsiaVina tìm hiểu tiệc tất niên công ty là gì? các công đoạn chuẩn bị tiệc tất niên như thế nào?

Tiệc tất niên hay Year-End Party là sự kiện diễn ra vào cuối năm, Tùy vào số lượng người tham gia mà quy mô tổ chức, thời gian, địa điểm cũng sẽ khác nhau. Thông thường, các nhà hàng, hoa viên là lựa chọn của hầu hết các công ty.

Buổi tiệc tất niên cũng là dịp để doanh nghiệp tổng kết và báo cáo các thành tựu đã đạt được trong năm vừa qua; cùng định hướng và phát triển doanh nghiệp hùng mạnh và vững vàng hơn nữa. Tiệc tất niên cuối năm cũng là cơ hội để doanh nghiệp vinh danh những cá nhân, tập thể xuất sắc đã cống hiến hết mình cho công ty.

Cũng có nhiều trường hợp tiệc tất niên sẽ được tổ chức ngay tại khuôn viên của doanh nghiệp. Tuy nhiên chi phí cho những buổi tiệc này thường khá cao. Yêu cầu có không gian để tổ chức, tuy nhiên tùy theo quy mô của mỗi công ty mà buổi tiệc có thể tổ chức đa dạng với nhiều hình thức khác nhau.

Ý nghĩa tổ chức tiệc tất niên công ty

Ngoài ý nghĩa nhìn lại hoạt động của doanh nghiệp, những thành tựu đạt được, khó khăn trong năm cũ. Đây cũng là dịp để doanh nghiệp đưa ra hướng đi tiếp theo của mình trong năm tiếp theo. Đồng thời, cũng là lời cảm ơn của công ty đối với các thành viên đã đồng hành và cố gắng trong suốt một năm dài.

Với các chương trình rút thăm trúng thưởng, vinh danh nhân viên xuất sắc… sẽ giúp các nhân viên cảm thấy được ghi nhận và cố gắng hết mình với công ty. Thêm vào đó, trong không khí buổi tiệc tất niên ấm cúng; mọi người sẽ có nhiều cơ hội để hiểu và xây dựng mối quan hệ với nhau tốt hơn.

Nếu như tiệc khai trương là để quảng bá hình ảnh với đối tác và khách hàng. Thì tiệc tất niên lại là dịp để xây dựng hình ảnh trong chính nội bộ công ty, gắn kết mọi người lại với nhau và thong qua đó để hiện thực hóa tinh thần gắn kết nội bộ cũng như văn hóa của mỗi doanh nghiệp.

Cách thức tổ chức tiệc tất niên công ty

Lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên trong công ty vốn không phải là chuyện dễ dàng. Bởi vì nếu “vào mùa” tất niên thì hầu như các nhà hàng hay khách sạn đều kín phòng. Do đó doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm từ sớm. Và để doanh nghiệp có thể tổ chức tiệc tất niên trọn ven, ý nghĩa cần lưu ý những yếu tố sau:

Xác định quy mô tổ chức tiệc cuối năm
kế hoạch tổ chức tiệc tất niên
Số lượng khách tham dự.

Tiệc tất niên công ty được xem là một sự kiện lớn trong doanh nghiệp. Vì thế nội bộ trong công ty cần thống nhất với nhau ở những khía cạnh như là:

Thời gian tổ chức là khi nào
Sự kiện sẽ bao gồm bao nhiều người tham gia
Các hoạt động cần có trong buổi lễ…

Tốt nhất nên có thông báo bằng văn bản tới mỗi người 1 đến 2 tháng trước khi buổi tiệc diễn ra. Xác định số người tham gia là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sự kiện.

Đặc biệt là nếu công ty có số lượng nhân viên đông; hoặc muốn chuẩn bị những tiết mục độc đáo thì sẽ cần nhiều thời gian chuẩn bị. Hãy luôn nhớ rằng trong tổ chức sự kiện, thời gian chuẩn bị càng dài và khâu chuẩn bị càng kỹ lưỡng sẽ đảm bảo giảm thiểu rủi ro tối đa và chương trình sẽ thành công tốt hơn.

Địa điểm tổ chức tiệc tất niên

Công tác tìm kiểm địa điểm tổ chức tất niên thường rất mất nhiều thời gian. Vì đội ngũ tổ chức của công ty phải:

Lên danh sách các địa điểm

Kiểm tra xem còn hội trường có phù hợp để đặt tiệc hay không

Thương thảo mức giá sao cho phù hợp…

Thông thường địa điểm cần được đặt trước nhiều tháng; vì thời điểm cuối năm sẽ rất khó để chủ động về vấn đề thời gian do quá nhiều công ty cùng tổ chức.

Để tiết kiệm thời gian, các doanh nghiệp nên thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bên cạnh đó đơn vị này thường có các đối tác là những nhà hàng, khách sạn lớn và nổi tiếng. Các công ty sự kiện sẽ giúp quý khách chọn được không gian phù hợp nhất. Hãy tìm địa điểm tổ chức sớm nhất có thể dù trực tiếp hay gián tiếp.

Xây dựng ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm công ty

Đây có lẽ là công đoạn gây nhiều khó khăn nhất; vì đa phần các công ty chưa có nhiều kinh nghiệm lên kịch bản cho những sự kiện như thế này. Thêm vào đó, vấn đề cân bằng thời gian giữa công việc và chuẩn bị cho sự kiện cũng là một vấn đề không nhỏ. Tuy nhiên quý khách có thể lưu ý đến một số yêu tố như sau:

Kịch bản dẫn chương trình tất niên cuối năm

Kịch bản này bao gồm:

Lời mở đầu, giới thiệu sự kiện
Giới thiệu công ty
Hoạt động nổi bật trong năm
Kế hoạch tiếp theo trong năm sắp tới…

Ngoài ra có thể thêm phần giới thiệu các tiết mục văn nghệ, kịch bản các trò chơi… Điều quan trọng là người dẫn chương trình phải là người có kinh nghiệm và nắm được tất cả hoạt động của buổi tiệc.

Có thể tìm kiếm MC ngay trong chính các thành viên nội bộ của công ty; vì họ chính là người hiểu rõ nhất những gì doanh nghiệp đã trải qua.

Thứ tự và thời lượng các tiết mục

Để dễ dàng cho phần lên kịch bản, việc kiểm soát thứ tự và thời lượng các chương trình là rất quan trọng. Cần đan xen giữa các phần giới thiệu với những chương trình văn nghệ, trò chơi… để luôn giữ được không khí vui tươi hào hứng. Điều này có thể dễ dàng thấy trên các chương trình truyền hình.

Ngoài ra kiểm soát thời lượng của các tiết mục sẽ giúp chương trình được trọn vẹn. Tránh việc buổi tiệc đã tàn mà vẫn còn nhiều chương trình chưa được biểu diễn và ngược lại.

Đây là một trong nhưng phần quan trọng cần lưu tâm của buổi tiệc. Từ số lượng khách mời hãy lên thực đơn cân bằng giữa chi phí và khẩu phần ăn của mỗi người là đủ. Tránh đi dự tiệc mà người tham gia bị thiếu phần ăn hoặc phần ăn quá nhiều gây lãng phí cho doanh nghiệp.

Giải pháp tốt nhất cho vấn đề này là nên có một bữa ăn thử trước buổi tiệc. Vừa kiểm soát được chất lượng, vừa đảm bảo được thực đơn làm hài lòng người tham dự. Hoặc công ty có thể chiêu đãi khách bằng tiệc buffet đa dạng các món ăn.

Doanh nghiệp có thể làm một cuộc khảo sát nhỏ để thu thập sở thích về các món ăn của mọi người. Từ đó sẽ có được danh sách các món ăn cụ thể hơn.

Trong chương trình tiệc tất niên Các món ăn cần đảm bảo được việc đáp ứng đúng khẩu vị của đa số các thành viên.

Kiểm soát hoạt động tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Thông thường trước khi một sự kiện được diễn ra, bao giờ cũng có một thời gian để truyền thông nhằm thu hút được sự quan tâm của người tham gia. Nếu là một sự kiện chỉ diễn ra trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp như là tiệc tất niên; thì bộ phận truyền thông nội bộ sẽ bắt đầu giới thiệu chương trình tiệc tất niên trước khoảng nửa tháng. Tiếp đó là một loạt các công việc cần phải cần đến các công ty tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh ánh sáng để bố trí, lắp đặt sân khấu, chạy thử chương trình…

Trên đây là một số lưu ý cơ bản về việc tổ chức tiệc tất niên công ty mà AsiaVina  tổng hợp qua nhiều chương trình. Tùy vào quy mô và tính chất của doanh nghiệp mà mỗi buổi tiệc sẽ cần thêm hoặc giảm bớt các bước. Để tiết kiệm thời gian của quý khách, AsiaVina mang đến với quý khách dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói nhằm hỗ trợ thúc đẩy quảng bá doanh nghiệp; đồng thời mang lại nhiều ấn tượng cho người tham gia. Liên hệ trực tiếp với AsiaVina để nhận được báo giá chi tiết và cạnh tranh nhất.

HÃY LIÊN HỆ NGAY!
ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ

CÔNG TY TNHH SX TM - DV ASIA VINA

Đ/c Văn Phòng: Trường Chinh, Kp.Tân Phú, P. Phú Mỹ, Tx. Phú Mỹ, T. Bà Rịa Vũng Tàu.
VPĐD: Tầng 5, Toà nhà Songdo, 62A Phạm Ngọc Thạch, Phường 6, Quận 3, Tp.HCM
BRVT: 02543.893.879 HCM: 02838 226 329 - 0938 709 679 info@asiavina.net

Hotline: 0938.709.679