CÁC TÌNH HUỐNG CÓ THỂ GẶP PHẢI KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI
Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn đi kèm với những yếu tố bất ngờ, đặc biệt là tác động của thời tiết. Dưới đây là các tình huống thời tiết mà bạn có thể gặp phải khi tổ chức sự kiện ngoài trời:
1. TRỜI MƯA
Mưa là một trong những yếu tố thời tiết khó lường và có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự kiện ngoài trời. Việc không có kế hoạch ứng phó phù hợp có thể dẫn đến gián đoạn chương trình. Mưa lớn có thể làm các thiết bị sân khấu, âm thanh, ánh sáng bị ảnh hưởng, đường dây điện dễ bị chập cháy.
Ngoài ra mưa lớn còn gây khó khăn cho sự di chuyển của khách mời ảnh hưởng đến thời gian di chuyển và thời gian sự kiện. Nếu không có khu vực che chắn, khách mời sẽ bị ướt và có thể rời đi sớm, làm giảm sự thành công của sự kiện.
2. GIÓ LỚN
Gió lớn cũng là một trong những yếu tố thời tiết gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự kiện ngoài trời, đặc biệt là những sự kiện có sử dụng sân khấu hoặc các vật dụng trang trí. Các backdrop, banner, standee, bóng bay... chịu ảnh hưởng bởi gió lớn sẽ dễ dàng bị xô đổ, mái dù, mái che nhà bạt sẽ bị sập nếu không được gia cố chắc chắn. Gió lớn cũng gây ảnh hưởng đến tâm trạng và trải nghiệm của khách tham dự sự kiện, khiến khách mời không thấy thoải mái làm ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện.
3. NẮNG NÓNG
Nắng nóng là một yếu tố thời tiết thường gặp khi tổ chức sự kiện ngoài trời, đặc biệt và mùa hè hoặc những ngày có nhiệt độ cao.
Đầu tiên, nắng nóng gây ảnh hưởng đến thiết bị sự kiện, làm cho các thiết bị điện tử dễ bị quá nhiệt, màn hình Led có thể bị giảm hiệu suất khi nhiệt độ quá cao. Nếu sự kiện có khu vực phục vụ đò ăn, nhiệt độ cao có thể làm đồ ăn nhanh hỏng, mất ngon.
Đặc biệt nắng nóng gây khó chịu cho người tham dự, Khách tham dự có thể cảm thấy mệt mỏi, đau đầu, chóng mặt hoặc thậm chí ngất xỉu nếu ở ngoài trời quá lâu. Nhiệt độ cao có thể khiến khách mất kiên nhẫn, dễ rời đi sớm, làm giảm hiệu quả của sự kiện.
Vậy làm thế nào để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ bất chấp điều kiện thời tiết? Mời bạn đọc tiếp tục theo dõi bài viết này!
CÁCH ỨNG PHÓ VỚI THỜI TIẾT XẤU KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI
1. KHẢO SÁT KỸ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC
Việc khảo sát kỹ địa điểm tổ chức là bước quan trọng giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đặc biệt là đối với các chương trình ngoài trời.
Về địa hình: Đảm bảo khu vực tổ chức đủ rộng, có khu vực dự phòng trong trường hợp thời tiết thay đổi. Địa hình cao ráo, thoát nước tốt để giảm thiếu các rủi ro ngập úng khi mưa bão.
Về hạ tầng: Địa điểm cần có hệ thống thoát nước, không bị ngập úng khi trời mưa. Hệ thống điện đảm báo cách ly với nguồn nước để tránh các sự cố đáng tiếc.
2. THEO DÕI DỰ BÁO THỜI TIẾT TRƯỚC SỰ KIỆN
Thời tiết là một yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện ngoài trời. Do đó, việc theo dõi dự báo thời tiết trước sự kiện là điều cần thiết để có phương án chuẩn bị và ứng phó kịp thời.
Bạn có thể kiểm tra trước ít nhất 1 tuần để nắm xu hướng thời tiết chung. Theo dõi sát sao trong 2-3 ngày cận sự kiện để cập nhật những thay đổi mới nhất.
Nên sử dụng các nguồn dự báo chính xác như: Trung tâm Khí tượng Thủy văn, ứng dụng thời tiết trên điện thoại (AccuWeather, Google Weather, Weather.com…) để cập nhật tình hình thời tiết.
3. CHUẨN BỊ MÁI CHE, NHÀ BẠT LỚN
Để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và an toàn, việc chuẩn bị dù sự kiện, nhà bạt hợp kim nhôm là điều vô cùng cần thiết.
Dù, mái che, nhà bạt sẽ giúp bảo vệ khách mời, thiết bị âm thanh, ánh sáng khỏi nắng nóng và mưa lớn, đảm bảo sự thoải mái và hạn chế tình trạng khách mời bị ảnh hưởng bởi thời tiết, giúp họ tập trung vào nội dung chương trình.
4. CHUẨN BỊ HỆ THỐNG LÀM MÁT
Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, đặc biệt vào mùa hè hoặc trong điều kiện thời tiết nắng nóng, hệ thống làm mát đóng vai trò quan trọng giúp đảm bảo sự thoải mái cho khách tham dự. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp hạn chế tình trạng nóng bức, mất nước và duy trì bầu không khí dễ chịu suốt sự kiện.
Bạn có thể sử dụng quạt công suất lớn hoặc quạt hơi nước, quạt phun sương để làm mát hiệu quả, giúp giảm nhiệt độ nhanh chóng. Ngoài ra bạn có thể setup khu vực tiệc trà teabreak bao gồm các loại nước, khăn lạnh …. để giúp khách tham dự giải nhiệt.
5. CHUẨN BỊ PHƯƠNG ÁN DỰ PHÒNG
Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, yếu tố bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào, từ thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật đến vấn đề an ninh. Vì vậy, chuẩn bị phương án dự phòng là điều quan trọng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn.
Với kinh nghiệm 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, Asia Vina tự tin sẽ mang đến những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, bất chấp sự thay đổi của thời tiết. Liên hệ ngay số hotline 0938 709 679 để được hỗ trợ và tư vấn.
--------------------------------------------------
CÔNG TY TNHH DV TM SX ASIA VINA
Hotline: 0938.709.679
Zalo hotline: 0789.709.679
Địa chỉ: 329 Trường Chinh - Phú Mỹ - BRVT
Văn Phòng: 62A Phạm Ngọc Thạch - P6 - Q3 - TP HCM
Website: www.asiavina.net
Email: info@asiavina.net
#congtytochucsukientaiphumy #congtytochucsukienvungtau #tochucsukienchuyennghiepphumy #congtytochucsukienasiavina #chothuethietbisukien #tochuclekhanhthanh #tochuclekhoicong #tochucledongtho #tochucsukienngoaitroi
